Бизнес-процесс — система взаимосвязанных действий, совершаемых в целях создания продукта или оказания услуги потребителям. Это значимые ресурсы любой организации, а грамотное управление ими представляет собой одну из важнейших систем менеджмента. Бизнес-процесс отталкивается от спроса потребителя и завершается с его удовлетворением.
Что такое бизнес-процессы
Бизнес-процесс — это алгоритм, повторяющиеся действия. К примеру, фрилансер ежедневно просматривает тематические сайты для поиска заказов или поставщик еженедельно разгружает в магазин партию товара. Чаще всего бизнес-процесс визуализируют в качестве блок-схемы.
Виды бизнес-процессов
Маркетологи и экономисты делят процессы на пять-шесть характерных категорий. Мы ограничимся четырьмя, которые позволят сформировать верное представление:
- основные — во имя которых и начинали бизнес и которые дают максимальную долю в общей прибыли;
- вспомогательные виды — поддерживают основные процессы, но именно они денег не дают;
- управленческие — операции, направленные на управление всеми другими процессами;
- процессы развития — нужны для улучшения и оптимизации основных процессов.
Без основных процессов предприятие не получит доход. Другие также актуальны, но только основные бизнес-процессы создают ценность для потребителя.
Каждая организация обладает своими бизнес-процессами, поскольку каждый бизнес индивидуален и имеет свои особенности деятельности. Даже у прямых конкурентов внутренняя организационная структура или система внутренних коммуникаций различаются. Производители одинаковых продуктов могут использовать разное ПО, разные станки и обращаться к разным поставщикам за одинаковыми комплектующими.
Зачем управлять ими
По своей сути бизнес-процесс — это логическая инструкция: кто, что, когда, где и как именно обязан выполнить. При отсутствии инструкции задача может быть воспринята не так или не выполнена вовсе.
Чтобы в компании всё работало по плану и без финансовых потерь, процессами необходимо управлять. Это принесет систематизацию и отладку работы. Она станет прозрачной, будет заметно кто и какие задачи решает, в каком месте и с помощью каких инструментов. Это помогает отыскать слабые места бизнеса, уйти от дублирующих операций и установить, какие процессы требуется оптимизировать. Немаловажное значение имеет стандартизация. Наличие инструкции для каждого процесса позволит сотрудникам решать задачи в самые короткие сроки.
Как моделировать бизнес-процессы
Перед началом автоматизации бизнес-процессов, необходимо создать подробное описание того, как они происходят в организации. Совокупность применяемых для этого способов называется моделированием. Оно позволит охарактеризовать и визуализировать процессы. Это неразрывно с подробным документированием. Каждая операция должна быть изучена и разбита на этапы. После этого появляется схематическое изображение.
С полученной моделью бизнес-процесса продолжают работать. При этом стремятся изменять продолжительность цикла и оказывать влияние на качество результата. Известны три основных подхода к моделированию: функциональный, процессный и ментальный. Каждый из них предусматривает наличие визуализации.
- Функциональный подход. При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить и ресурсы, которые при этом будут задействованы. Без учёта какой-либо последовательности действий. Модель обладает точками входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что стремимся обрести. Задача данного подхода — выяснить, какие факторы необходимо принимать во внимание и какие ресурсы использовать, чтобы процесс заработал.
- Процессный подход относится к наиболее понятным. Его применяют, когда уже определены основные этапы — старт и завершение события. При таком подходе детализируют не результат, а действия, нужные в целях достижения положительного эффекта. Процесс допустимо детализировать до необходимых пределов — вплоть до описания операций, которые будет выполнять каждый сотрудник. В результате образуется блок-схема.
- Ментальный подход подразумевает, что процесс исследуют не как на последовательность результатов или действий, а как систему взаимосвязанных понятий. Определение каждого из них может быть несколько условным. Подход полезен при наличии потребности структурировать данные о процессе и систематизировать концепции.
Методы анализа бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов — это выявление особенностей актуального состояния дел. Его выполняют для того, чтобы обнаружить наиболее слабые стороны и исключить их, что сделает бизнес более результативным. Он подразумевает появление возможности сравнить, что было год назад и что мы имеем в настоящий момент. После этого выявляют спектр решений, направленных на построение эффективной работы. Анализ более сложен, чем моделирование процессов. Применяемые методы можно разделить на качественные и количественные. Количественные — это комплексная оценка числовых показателей, а качественные — всё остальное.
При использовании качественных методик, аналитик рассматривает графические схемы процессов и изучает отзывы исполнителей. Он проводит опросы сотрудников, формирует матрицу проблем и исследует алгоритмы. При этом выявляется, где исполнители испытывают трудности и каким образом следует повысить эффективность.
К качественным методам относятся:
- выявление проблемных участков процесса;
- ранжирование внутренних процессов;
- SWOT-анализ.
В итоге анализа формируется отчёт с описанием проблемных зон и рекомендаций, что и где необходимо исправить.
Количественные методы предусматривают сбор данных — экономических показателей, сведений о затратах времени, число забракованных деталей, время простоя. Информация изучается, проводится сравнение с плановыми показателями и делаются соответствующие выводы.
Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов и как её проводят
Оптимизация бизнес-процессов — внесение продуманных изменений, способных положительно отразиться на бизнесе. Они могут быть связаны с внедрением более простых схем или экономией времени, повышением производительности труда сотрудников, оптимизацией вложений. Если алгоритм включал 10 действий, а после внедрения изменений их станет 8, персонал будет тратить меньше времени, то процесс следует считать оптимизированным.
Моделирование и описание так же относится к сфере оптимизации. Если отсутствовало понятное описание алгоритмов и инструкций, а после исследований они появились — процесс оптимизирован.
В некоторых компаниях к оптимизации бизнес-процессов относят сокращение штата. Это не совсем соответствует действительности. Сокращение количества исполнителей может быть средством оптимизации, но необходимо принимать во внимание все возможные последствия.
Можно рекомендовать такую последовательность действий:
- на базе результатов анализа строится схема идеального процесса. При этом необходимо учитывать свои реальные ресурсы;
- построить список изменений, — что за поправки необходимо добавить в процессы, чтобы обрести желаемый эффект;
- построить график внедрения изменений. Лучше внедрять их поэтапно, контролируя результаты каждого периода;
- нужно анализировать, что меняется и каким образом изменения воспринимают сотрудники.
Об эффективности оптимизации рекомендуется судить по количественным показателям: росту или падению дохода, срокам, числу заключенных сделок. Лучше всего оптимизировать процессы за счёт автоматизации: внедрять новые программы, способные взять часть задач на себя.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Понятие автоматизации — подразумевает частный случай оптимизации и улучшения всех процессов. Она позволяет экономить время на выполнении рутинных операций. Программные алгоритмы берут на себя однообразные и повторяющиеся задачи, а сотрудники получают возможность сконцентрироваться на более важных делах. Широкое распространение AI позволит возложить на нейронные сети подготовку документов, обслуживание клиентов и выполнение множества операций.
В результате в бухгалтерской и банковской сфере могут оказаться ненужным труд тысяч людей, которые занимают рабочие места в настоящее время. Да и без этого CRM и онлайн-системы бухгалтерского учёта могут сами выполнять трудовую функцию множества сотрудников. Всё это относится к автоматизации, предусматривающей замену ручного труда использованием технических систем.
Заключение
Бизнес-процессы есть в больших корпорациях и у индивидуальных предпринимателей. Каждый субъект экономической деятельности обладает какими-то индивидуальными чертами, поэтому и процессы в разных компаниях имеют отличия.
Чаще всего их изображают в виде понятных блок-схем. Для оптимизации процессов можно использовать различные методы, но проще это сделать с помощью внедрения автоматизации. Программные алгоритмы возьмут на себя рутинные операции, а сотрудники смогут сконцентрировать усилия на более важных задачах. Автоматизации подлежит любой вид бизнес-процессов.
