Укрепление финансовой стабильности, управление денежными потоками и анализ результатов деятельности являются ключевыми для достижения стратегических целей компании. Бюджетная подсистема играет важную роль в выполнении этих управленческих задач. В данной статье мы рассмотрим, как программы 1С могут быть использованы для управления бюджетами и повышения эффективности операционных процессов.
Ключевые возможности программ 1C
Эффективная система регистрации операций с активами является ключом к поддержанию финансовой стабильности. Автоматизация позволяет централизованно управлять финансовыми ресурсами.
Внедрение 1С позволяет:
- Обеспечивать подачу всей необходимой отчетности: налоговой, бухгалтерской, включая международные стандарты финансовой отчетности (МФСО);
- Контролировать денежные потоки, включая учет расходов и доходов, а также управление дебиторской и кредиторской задолженностью, проведение расчетов с контрагентами и поставщиками;
- Производить анализ и прогнозирование, оценивать соответствие плановых и фактических показателей, разрабатывать меры по корректировке;
- Управлять казначейством, включая оптимизацию оборота материальных и денежных средств, управление лимитами;
- Осуществлять бюджетирование, разрабатывать финансовые планы и контролировать их исполнение.
Бюджетирование в программе 1С представляет собой гибкую подсистему, нацеленную на оптимизацию управленческого экономического учета. Она интегрирует информацию из различных модулей программы.
Бюджет в 1С служит ключевым инструментом для планирования на разных уровнях: операционном, тактическом и стратегическом. Он используется для мониторинга расходов и доходов, а также для моделирования финансового состояния и оценки результатов деятельности.
Система бюджетирования разделена на четыре основных типа форм:
- Основные или мастер-бюджеты, которые отражают основные финансовые потоки, включая доходы, расходы и прогнозируемый баланс;
- Операционные или функциональные бюджеты, например, планы продаж или производства, которые служат основой для мастер-бюджетов;
- Вспомогательные бюджеты, включающие прогнозы капитальных вложений и налоговые обязательства;
- Дополнительные или специальные бюджеты для управления прибылями и специфическими проектами.
Компоненты подсистемы включают в себя бюджетную модель, которая объединяет все виды бюджетов и бюджетный процесс, регулирующий порядок составления и выполнения финансовых планов.
Функции бюджетирования в 1С
Функции бюджетирования в 1С включают комплексное управление финансами через тесное взаимодействие управленческого учета с бюджетными процессами, что позволяет:
- Планировать доходы и расходы для эффективного финансового управления;
- Идентифицировать и минимизировать материальные риски;
- Предупреждать возможные финансовые проблемы;
- Оптимизировать использование ресурсов.
Финансовое планирование и контроль
Бюджетирование облегчает прогнозирование и контроль, позволяя:
- Моделировать финансовые планы на основе оценки текущих ресурсов и потенциального привлечения капитала;
- Контролировать расходы с возможностью настройки параметров по различным временным периодам и аналитическим показателям;
- Сравнивать планируемые и фактические доходы и расходы, оценивая соответствие целям.
Анализ и прогнозирование
Бюджетирование в 1С способствует стратегическому планированию и анализу, необходимому для:
- Определения стратегических целей организации;
- Сбора информации о текущем состоянии бизнеса и внешних влияниях;
- Разработки основного и альтернативных сценариев развития в ответ на возможные изменения;
- Анализа всех сценариев в системе для оценки их потенциального влияния на бизнес;
- Выбора наиболее подходящего сценария на основе проведенного анализа.
Оптимизация ресурсов
Систематическая диагностика и мониторинг процессов способствуют сокращению затрат и времени, необходимых для операций. Оценка работы подразделений и активов помогает выявить и исправить уязвимости, а также создать финансовые планы для каждого направления деятельности, что позволяет оперативно фиксировать и корректировать отклонения.
Какие программы 1С включают блок «Бюджетирование»
Программы 1С, включающие модуль бюджетирования, охватывают широкий спектр экономических и управленческих операций и предназначены для компаний, требующих сложной внутренней обработки данных. Такой модуль присутствует в таких системах как 1С: Комплексная автоматизация, 1С: ERP и 1С: Управление холдингом, где каждая программа предлагает различные инструменты, адаптированные к уровню сложности и специфическим потребностям бизнеса.
1С: Комплексная автоматизация
В этой программе базовый набор инструментов бюджетирования включает:
- Управление расходами денежных средств, настраиваемое по различным временным периодам с тремя уровнями доступа: информационным, разрешающим и ограничивающим;
- Моделирование финансовых планов с возможностью неограниченного использования моделей и настройки с помощью подчиненных бюджетов;
- Сопоставление фактических данных с плановыми показателями, основанное на данных из системы;
- Глубокий анализ и скользящее планирование, которые обновляются с учетом текущих данных.
1С: ERP
В этой версии возможности бюджетирования расширены:
- Детализированное регламентирование бюджетного процесса с четким расписанием этапов и личной ответственностью за выполнение задач;
- Оценка выполнения бюджета через специализированное рабочее место для мониторинга показателей и нагрузки персонала.
1С: Управление холдингом
Эта конфигурация адаптирована для комплексных корпоративных структур:
- Включает табличный конструктор для операций с бюджетными моделями любой сложности и продвинутую аналитику;
- Обеспечивает единый интерфейс для всех этапов бюджетирования — от ввода до анализа;
- Позволяет проводить бюджетирование инвестиционных проектов с автоматическим расчетом ключевых показателей эффективности;
- Реализует многомерный анализ данных и визуальное представление через диаграммы и виджеты;
- Включает систему согласований и оповещений для удобного документооборота и коммуникации между пользователями, а также возможность уведомления о задачах по электронной почте, с опцией принятия решений непосредственно через ответное письмо.
Автоматизация бюджетирования в 1С: подходы к внедрению
Автоматизация бюджетирования в 1С предлагает два основных подхода к внедрению.
Первый подход. Адаптация программы под существующую бюджетную модель
Этот подход включает настройку программного обеспечения для работы с уже утвержденными бюджетными регламентами и методиками.
Преимущества:
- Бюджетный порядок уже формализован и доступен в электронном виде;
- Техническое задание создается на основе действующих процедур;
- Более быстрое внедрение по сравнению с разработкой с нуля.
Недостатки:
- Возможны сложности с автоматизацией бюджетной модели без изменений;
- Прямой перенос процессов может ухудшить удобство их использования;
- Функциональные ограничения при переносе из табличных систем;
- Увеличенная нагрузка на персонал в начальный период перехода на 1С.
Второй подход. Создание бюджетной модели в соответствии с возможностями ПО
Здесь выбор программы предшествует разработке бюджетной модели, что позволяет максимально использовать функционал выбранного ПО.
Преимущества:
- Более гладкое и быстрое внедрение, если встроенные возможности ПО соответствуют бизнес-требованиям;
- Возможность разработки идеально подходящей системы с нуля.
Недостатки:
- Риск несоответствия ПО и бюджетной модели ожиданиям компании;
- Потенциальная несовместимость разработанной модели с реальными процессами;
- Увеличение времени и затрат на проект из-за сложностей внедрения.
Конфигурационные инструменты 1С для бюджетирования и финансового планирования могут значительно повысить эффективность управления на корпоративном уровне.
Этапы внедрения
Внедрение модуля «Бюджетирование» в компанию проходит через несколько основных этапов, которые схожи для любого выбранного метода интеграции.
Этап подготовки
Перед началом внедрения необходимо:
- Определить цели, которые должна достичь автоматизация;
- Провести анализ существующих бюджетных процессов или разработать новые, установив требования к будущей модели и процедурам;
- Выбрать подходящее программное обеспечение и подрядчика для выполнения работ;
- Сформировать команду для управления проектом и распределить обязанности, утвердить план и методологию проекта.
Этап разработки и настройки
На этом этапе происходит создание и тестирование системы, что включает:
- Прототипирование системы;
- Разработку функциональной модели;
- Проведение тестовой интеграции;
- Внесение необходимых корректировок;
- Окончательное внедрение и настройку системы в производственную среду.
Этап обучения и тестирования
Для минимизации ошибок и оптимизации рабочих процессов важно:
- Провести тренинги для сотрудников с участием специалистов интегратора;
- Организовать практическое применение полученных знаний через решение задач и кейсов;
- Тестировать уровень освоения материала сотрудниками.
Этап запуска и поддержки
На заключительном этапе критически важно:
- Организовать техническую поддержку для пользователей;
- Разработать и распространить инструкции и руководства для работы с системой;
- Собрать обратную связь от пользователей для выявления и устранения возможных проблем и недочетов в системе.
