Независимо от рода деятельности команды, она должна четко понимать какого результата старается достичь и через какие ключевые этапы ей предстоит пройти. Наглядно представить этот процесс помогает, так называемая, дорожная карта проекта.
Что такое дорожная карта проекта
Дорожная карта (от англ. roadmap) – это документ, отражающий цели и задачи проекта, этапы его реализации, ключевые даты и перечень ответственных специалистов. Как правило, дорожная карта создается на начальном этапе, поскольку именно на ее основе в дальнейшем составляются графики и рабочие планы.
Обычно дорожные карты используются в сложных проектах, над которыми трудятся сразу несколько отдельных команд. Они могут работать в автономном режиме, но для достижения качественного результата им важно придерживаться общей стратегии развития. К примеру, создание мобильного приложения предполагает работу дизайнеров, разработчиков, маркетологов и специалистов технической поддержки. Каждая команда занимается решением собственных задач, но все они находятся в рамках одного единого маршрута, обозначенного в дорожной карте.
Чем отличается дорожная карта от плана проекта
Эти понятия во многом схожи. Они представляют собой документы, в которых обозначена главная цель проекта. В них содержится четкий план действий, на который ориентируются специалисты. И roadmap, и план могут меняться прямо по ходу реализации, если на одном из этапов возникают непредвиденные сбои.
Отличие заключается в том, что карта – это лишь общее представление проекта, без углубления в детали. План, в свою очередь, содержит более подробную информацию и описывает все задачи, стоящие перед разными командами.
Иными словами, дорожная карта помогает визуализировать цели проекта и обозначить его сроки, а план предоставляет подробную, четкую инструкцию того, как это сделать правильно и эффективно. Поэтому в нем отражены все задачи для каждого из участников процесса.
Для чего нужны дорожные карты проектов
Как уже было сказано выше, дорожные карты создаются для того, чтобы оценить масштаб будущего проекта и понять сроки его выполнения. Это помогает разным командам слажено работать и достигать поставленного результата.
Однако не стоит думать, что roadmap решит все проблемы и гарантировано принесет успех. Это лишь один из инструментов, который упрощает работу. К его ключевым преимуществам можно отнести:
- отсутствие коллективной ответственности – многие команды работают таким образом, что найти ответственного за ту или иную задачу просто не реально. Это приводит к тому, что в случае возникновения сбоя, найти оперативно его причину не получается. Дорожная карта исключает подобные ситуации. Руководитель проекта четко видит, какое звено задерживает продвижение;
- наличие общей картины пути – каждый специалист, работающий над проектом, видит прогресс и сроки дедлайнов. В случае возникновения у одной из команд проблем со сроками, это сразу же отражается на карте. Другие специалисты видят это и вносят изменения в собственные графики;
- отсутствие микроменеджмента – заинтересованные в проекте люди (руководители, сотрудники компании, инвесторы) имеют прямой доступ к дорожной карте. В случае необходимости они могут узнать на каком этапе находится проект и какие специалисты в нем задействованы. Это помогает избежать излишнего контроля. Если у руководства возникают вопросы, оно может обсудить их непосредственно с ответственным исполнителем, не отвлекая от работы остальных сотрудников.
Примеры использования дорожных карт
Roadmap – это эффективный и универсальный инструмент, которым стоит пользоваться всем, кто собирается запускать новый проект или оптимизировать существующие процессы. Он может применяться в самых разных сферах. О нескольких наиболее популярных из них, пойдет речь ниже.
Запуск стартапа или бизнеса
Работа над чем-то новым всегда сопряжена с большим количеством подготовительных процессов. При запуске нового дела необходимо разработать бизнес-план, договориться с контрагентами и многое другое. Для этого нужно четко понимать, какие цели преследует стартап, чем будет заниматься команда, какие установлены сроки. Все эти пункты станут основой дорожной карты.
Мобильная и web-разработка
В этой сфере дорожные карты чрезвычайно популярны. Их используют команды разработчиков, дизайнеров и тестировщиков. Все они трудятся над созданием общего продукта, поэтому согласованность действий крайне важна. Дедлайны одной команды напрямую влияют на ход и сроки выполнения проекта.
Выпуск книг
В этой сфере дорожными картами пользуются и авторы, и издательства. Первые отмечают в них количество глав, их последовательность, структуру, сроки написания и сдачи редактору. Вторые – обозначают этапы, через которые проходит текст: от файла с компьютера писателя до книги на полке магазина. Такая карта будет содержать информация о действиях редакторов, дизайнеров и корректоров.
Запуск нового курса в онлайн-школе
На первый взгляд может показаться, что в этом нет ничего сложного. На самом деле, это трудоемкий и многоэтапный процесс. В нем принимают участие множество различных специалистов. Карта помогает им оставаться в рамках своих дедлайнов, что в итоге позволяет вовремя запустить рекламу, набрать учеников и начать обучение.
Работа HR-отдела
В этом случае roadmap описывает этапы наиболее важных процессов, таких как подбор сотрудников, их обучение и онбординг. Существуют отдельные карты, отражающие принципы взаимодействия между собой разных отделов. Это позволяет разграничивать зоны ответственности каждого из сотрудников отдела кадров.
Как создать дорожную карту проекта
Перед тем как разрабатывать дорожную карту, необходимо понять, для чего именно она создается. Задачи бывают разные, следовательно, карта будет иметь уникальную структуру и формат. Roadmap, созданная для небольшого стартапа не подойдет для стратегии развития крупной международной компании.
После определения цели, можно приступать к продумыванию структуры. Вариантов несколько: линия с отмеченными на ней ключевыми точками, канбан-доска или таблица со множеством ячеек. Выбор зависит от сложности проекта и уровня взаимодействия команд. Также стоит учитывать особенности самого проекта. Иногда есть возможность выполнять несколько задач параллельно, а иногда работа продвигается линейно.
Далее нужно определиться с приоритетами, то есть выделить детали, на которых стоит сделать акцент. Проще говоря, обозначить наиболее важные задачи. В конце необходимо выбрать ответственных. Эти специалисты будут лично отвечать за выполнение поставленных задач. Обычно на эту роль назначаются начальники отделов или работники с большим опытом.
Поскольку roadmap ориентированы на командную работу, в их создании также участвует несколько людей. Это ответственные исполнители, каждый из которых анализирует роль своего звена в проекте, после чего составляет карту в рамках подконтрольной сферы. Она содержит перечень задач и сроки их выполнения. В итоге эти небольшие дорожные карты складываются в одну общую, которая показывает полную картину проекта.
Как повысить эффективность дорожной карты
Важно помнить, что карта – это лишь общий обзор, отражающий взаимосвязи и показывающий последовательность действий. Она не предполагает глубокого погружения в задачи, для этого существует план проекта. Поэтому не стоит делать ее чересчур подробной.
При составлении карты важно учитывать возможные отставания от сроков. Чтобы вовремя корректировать дедлайны, необходимо регулярно ее пересматривать и при необходимости обновлять информацию. Поэтому карта должна быть гибкой, что позволит вносить изменения, не нарушая при этом целостность проекта.
Также важное значение имеют рабочие собрания с командой. На них можно оперативно решать возникающие проблемы, а также обсуждать видение процессов, сопутствующих работе над проектом.
Команда и все причастные к проекту должна регулярно обращаться к дорожной карте. Руководству она показывает на каком этапе находится работа, сотрудникам – сроки выполнения задач. Поэтому крайне важно, чтобы этот документ был удобным и наглядным.
Сервисы для создания roadmap
Составлять дорожные карты можно по-разному. Для этого подойдут и обычные электронные таблицы, и презентации, и специализированные сервисы. Что касается первого варианта, то лучше всего использовать «Google Таблицы» или Excel. Данные инструменты максимально простые и освоить их сможет любой. Поскольку доступ к карте и возможность ее редактирования должна быть у всех участников, отдавать предпочтение стоит онлайн сервисам.
Функционал таблиц позволяет отражать в них все нужные элементы – задачи, сроки, этапы и ФИО ответственных. Более того, в них можно визуализировать эти данные. Одним из самых распространенных способов наглядного представления являются диаграммы Ганта. Они представляют собой две панели: в одной указаны этапы работы, в другой – шкала времени с датами контрольных точек. Например, в «Google Таблицах» предусмотрен отдельный шаблон, который позволяет быстро создать дорожную карту. Для этого достаточно заполнить нужные поля.
Процесс создания карт в виде презентаций во многом схож с электронными таблицами. Однако он дает гораздо больше возможностей для визуализации. В качестве инструментов можно использовать Google Slides или PowerPoint.
Наиболее продвинутым способом создания roadmap являются специализированные сервисы. Они изначально ориентированы на ведение проектов любой сложности. В них можно быстро обновлять данные, проводить синхронизацию в режиме реального времени и т.д. Лидерами в этой нише считаются платформы Weeek и Miro.
- Weeek – это многофункциональный сервис, совмещающий в себе CRM-систему, таск-трекер и множество других полезных инструментов. Созданная здесь дорожная карта имеет формат канбан-доски, позволяющая распределять задачи между участниками команды и обозначать дедлайны.
- Miro – это площадка для командной работы. Она позволяет довольно просто составить карту любой сложности. Можно воспользоваться готовыми шаблонами.
Заключение
Дорожная карта – это эффективный инструмент, который облегчает реализацию проекта и делает ее более структурированной и наглядной. Участники команды могут отслеживать свои задачи, руководители – следить за прогрессом и в случае необходимости вносить изменения.
Несмотря на то, что roadmap упрощает работу, она не может гарантировать успех. Это лишь один из инструментов, которым пользуются специалисты в своей деятельности. С ее помощью они отслеживают сбои и проблемы в рабочем процессе. Без дорожной карты, реализация даже несложного проекта была бы затруднительной.
