Для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компании нуждаются в современной информационной инфраструктуре. В случае с крупным бизнесом, речь идет сразу о множестве IT-систем. Как правило руководство организации хочет объединить их в единую структуру. Для этого внедряется ERP, которая облегчает коммуникацию между разными отделами и подразделениями, а также дает возможность создать общее хранилище данных. Последним могут пользоваться все сотрудники, что значительно упрощает процесс взаимодействия между ними.
В рамках данной системы планируется бюджет, происходит управление сотрудниками, ведется бухгалтерский и налоговый учет. Кроме этого ERP позволяет эффективно взаимодействовать с контрагентами и клиентами. Проще говоря, оптимизация затрагивает все аспекты работы компании, что положительно сказывается на ее конкурентоспособности и развитии.
Одного универсального метода интеграции ERP не существует. Способ объединения нескольких информационных систем зависит от целей, задач и особенностей компании. Например, для некоторых предприятий подойдет внедрение шины данных, с помощью которой можно объединить в единую систему сразу несколько компонентов. Также может быть использован метод доработки существующих систем или замещения одного программного решения на другое, с более расширенным функционалом.
Из чего состоит ERP
Аббревиатура ERP расшифровывается как планирование ресурсов предприятия. Подобное программное обеспечение имеет широкий спектр возможностей. С его помощью можно управлять поставками, трудовыми ресурсами, производственными процессами, финансами, отчетностью и многим другим. Качественно подобранная ERP-система автоматизирует не только ключевые процессы, но и работу всей компании, снижая тем самым возможные негативные последствия.
Первые прототипы ERP-систем были созданы во второй половине прошлого века. Тогда такие программы носили название MRP, и они помогали вести складской учет и распределять сырье. Постепенно стали появляться системы, помогающие оптимизировать все больше бизнес-процессов, например, была добавлена возможность управлять договорами, отслеживать закупки и т.д. Подобный подход позволил эффективно управлять имеющимися ресурсами. Организациям стало намного проще управлять работой и планировать операции. Кроме этого удалось добиться снижения расходов.
После этого рынок ERP перешел в стадию активного развития. Уже в 90-х годах были созданы первые комплексные решения, позволяющие управлять сразу несколькими направлениями. Как правило они состояли из двух основных компонентов: CRM и PLM. Первые предназначались для внешних взаимодействий, а вторые – для внутренних. Современные ERP-системы поддерживают документооборот, поставки сырья, взаимодействие с контрагентами и партнерами.
Разновидности ERP-систем
Системы управления ресурсами делятся на несколько групп, каждая из которых характеризуется определенным параметром. Классификация имеет следующий вид:
- по назначению – здесь системы делят на общие и отраслевые. ПО общего назначения способно закрыть потребности компаний, работающих в самых разных сферах. Такие решения подходят для большинства предприятий. Они адаптируются под задачи конкретной организации, независимо от ее масштаба. Если существуют нестандартные и специфические задачи, то стоит выбрать отраслевую систему;
- по типу лицензии – в этой группе выделяют проприетарные ERP или системы с открытым кодом. Вторые используются намного реже, поскольку требуют сложного обслуживания, которое довольно дорого стоит;
- по способу организации – в этом случае системы подразделяют на публичные, приватные и гибридные. Публичные позволяют большинству сотрудников пользоваться всем доступным функционалом, однако доступ к данным организации есть у ограниченного круга лиц. Приватные решения созданы таким образом, чтобы максимально изолировать софт, а гибриды являются компромиссом между двумя предыдущими типами;
- по способу хранению данных – ERP бывают облачными и внутренними. Первые хранят всю необходимую информацию на внешних сервисах, и данные доступны для удаленного просмотра, вторые ограничены конкретным сервером, за пределы которого данные не выходят;
- по типу пользовательского интерфейса – если информационная система установлена на компьютер и не нуждается в подключении к интернету, то она называется стационарной. Если же передача данных осуществляется через всемирную паутину, то это браузерная система, доступ к которой можно получить, зайдя в личный кабинет.
Отдельно стоит упомянуть архитектуру, которая также может различаться. Современные ERP бывают модульными и едиными. Независимо от этой градации, они состоят из трех ключевых компонентов, а именно: пользовательского интерфейса, базы данных и приложения для взаимодействия с данными.
На практике, чаще всего используют именно модульные решения. Модуль – это автономный компонент, который отвечает за выполнение определенного перечня задач. Модули подключаются к системе исходя из потребностей конкретного бизнеса. Проще говоря, организация выбирает только нужные ей блоки, необходимые на текущий момент времени.
Какие преимущества есть у ERP-систем
Система, оснащенная единым хранилищем – технически сложное решение, которое требовательно к финансовым ресурсам. Прежде всего подобные продукты нужны крупным компаниям, которые постоянно масштабируются, работают с большим количеством клиентов, поставщиков и партнеров. Также ERP-система будет полезна организациям, имеющим большое количество конкурентов. В этом случае максимальная автоматизация бизнес-процессов будет преимуществом, выгодно выделяющим компанию на рынке. Это далеко не все положительные аспекты.
Наличие общего информационного пространства
Внедрение ERP приводит к созданию общего информационного пространства, в котором хранятся все данные. Любой сотрудник из любого подразделения имеет доступ к этим сведениям и может с ними взаимодействовать. Все то, что было внесено в базу в ней сохраниться, поэтому больше не придется по несколько раз перепроверять информацию. Вследствие этого работа выполняется намного быстрее, ошибок становится меньше, а на их устранение требуется меньше времени.
Быстрая адаптация к меняющимся условиям рынка
В современных реалиях, ситуация на рынке меняется очень оперативно. В том числе изменения касаются и законов, к которым компания должна быстро адаптироваться. Для этого необходимо наладить бесперебойный обмен данными между всеми подразделениями. ERP-система прекрасно справляется с этой задачей. Также с ее помощью можно контролировать работу сотрудников и минимизировать ошибки, вызванные человеческим фактором.
В единой базе данных хранится информация о запасах сырья и объемах произведенной продукции. Эти сведения помогают эффективнее организовывать и контролировать все производственные процессы. У сотрудников появляется возможность быстро посмотреть остатки на складах, сформировать отчет по каждому контрагенту и т.д.
Создание единой платформы
Чем активнее развивается бизнес, тем больше ресурсов ему требуется. В определенный момент объем становится критическим и управлять им вручную не получается. Как итог – снижение эффективности и качества работы. Если предприятие использует большое количество программных решений, плохо связанных между собой, стоит задуматься о внедрении единой системы, которая раз и навсегда решит проблему несовместимости софта.
Функциональными возможностями ERP-системы могут воспользоваться все сотрудники. К примеру, в одном из отделов была создана накладная, об этом сразу же узнают работники бухгалтерии, приступившие к выполнению своей части работы. Все операции отражены в базе данных, что значительно упрощает ведение документооборота.
Как интегрировать ERP в существующую инфраструктуру
Прежде чем создавать общее хранилище, необходимо рассчитать экономическую эффективность. Организация должна подобрать программное обеспечение, отвечающие всем ее потребностям. Создать единую платформу можно тремя способами:
- разработать собственный программный продукт;
- купить готовую платформу и доработать ее;
- заказать разработку индивидуальной программы.
Большинство компаний выбирают последние два варианта. В первом случае разработчику необходимо лишь настроить типовое решение, тем самым адаптировав его к задачам заказчика. Сегодня можно найти большое количество готовых продуктов, ориентированных на самые разные направления.
Во втором случае организация приобретает полностью персонализированное решение, учитывающее все особенности бизнес-процессов. Данный вариант наиболее оптимальный, однако имеет два недостатка. Прежде всего эта высокая цена, а также увеличенные сроки на разработку. По сути такой продукт приходиться создавать с нуля, потом адаптировать его и внедрять. Все это занимает большой промежуток времени.
Внедрение ERP-системы, это сложный и поэтапный процесс. Чаще всего он проходит в соответствии со следующим алгоритмом:
- анализ бизнес процессов, определение целей и задач и планирование бюджета на покупку и последующее внедрение;
- составление ТЗ и подписание договора с компанией-исполнителем;
- выбор и доработка модулей;
- разработка плана внедрения системы;
- установка программного обеспечения, тестирование и подписание договора на техническую поддержку;
- перенос информации из других систем, определение прав доступа для разных сотрудников;
- обучение системных администраторов и другого персонала.
После того, как новое ПО было внедрено, заказчику могут потребоваться дополнительные модули. Для современных ERP-системы добавление нового функционала не является проблемой. Если у компании меняются цели и задачи, платформа легко адаптируется ко всем нововведениям.
Одним из самых часто задаваемых, является вопрос о сроках разработки информационной системы. Однозначного ответа здесь дать нельзя. Все зависит от масштаба компании, количества ее бизнес-процессов, а также изменений, которых хочет достичь организация. В одних случаях автоматизация распространяется лишь на некоторые отделы, в других – на все предприятие. К тому же переходить к новому формату можно постепенно.
Для начала интегрируют основные модули, без которых организация не сможет работать. Затем начинается внедрение дополнительных блоков, ориентированных на работу конкретных отделов или подразделений. Во многом успех интеграции зависит от компетентности исполнителей. Поэтому при выборе подрядчика, стоит отдать предпочтение проверенной компании с многолетним опытом и хорошими отзывами клиентов.
Если придерживаться такого подхода при создании информационной базы, удастся избежать целого ряда ошибок, распространенных среди потенциальных заказчиков. К таким относится:
- неправильно подобранные инструменты автоматизации;
- неверно выбранные цели и задачи;
- субъективный выбор программного решения, не учитывающего потребности организации;
- некачественное внедрение программного обеспечения.
Также не стоит выбирать ПО со сложным интерфейсом, в котором пользователи будут долго разбираться. В некоторых случаях даже обучение персонала не может до конца решить эту проблему.
