Если сотрудники не успевают в сроки, не хватает ресурсов, а системы управления задачами перегружены, вероятно, проблема кроется в неэффективной постановке задач. Предлагаем рекомендации, которые помогут избежать этих проблем.
Основы постановки задач
Достижение целей компании начинается с разделения их на мелкие, выполнимые задачи, которые руководитель распределяет среди своих подчинённых. Руководитель уточняет, что именно нужно сделать и какой результат ожидается от выполнения каждой задачи.
Задачи могут быть назначены напрямую или через цепочку управления. В малых компаниях часто один человек несёт ответственность за задачу и является её исполнителем. В больших организациях задачи делятся на более мелкие компоненты, каждый из которых поручается различным подразделениям или сотрудникам.
Корректно поставленные задачи позволяют руководителю сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса, повышают удовольствие и продуктивность команды, способствуют соблюдению сроков и увеличивают прибыль компании.
Основные виды задач
Командные ресурсы всегда ограничены, поэтому важно правильно определять приоритеты и распределять время на выполнение различных задач. Для этого задачи классифицируют по различным критериям.
Классификация задач по важности и срочности:
- A — важные и срочные задачи;
- B — важные, но не срочные задачи;
- C — срочные, но менее важные задачи;
- D — задачи, которые не срочны и не важны.
Классификация задач по времени на постановку:
- Простые задачи. Здесь постановщик задачи определяет желаемый результат, но не указывает конкретные шаги его достижения. Этот формат подходит для стандартных, рутинных операций, которые сотрудник уже выполнял ранее, например, отправка писем поставщикам или печать отчетов.
- Инструктированные задачи. Такие задачи детализированы на этапы с указанием способов выполнения каждого из них. Этот подход применяется, когда задача новая для сотрудника или требует особой внимательности к деталям.
Эти методы классификации помогают оптимизировать процесс работы с задачами, повышая эффективность управления временем и ресурсами команды.
Этапы постановки задач сотрудникам
Чтобы обеспечить качественное и своевременное выполнение задач, важно правильно их поставить. Процесс постановки задачи включает пять ключевых этапов.
- Формулировка задачи. Этот этап критичен для задач, направленных на долгосрочные результаты, таких как изучение продукта или анализ рынка. Для более рутинных поручений достаточно чётко описать ожидаемый результат и необходимые действия.
- Применение метода SMART для проверки задачи. Метод SMART помогает определить, насколько хорошо сформулирована задача. Каждая буква аббревиатуры соответствует определённому критерию:
- Specific (Конкретная) — уточнить требования, например, исправить определённый баг на сайте.
- Measurable (Измеримая) — задать количественные показатели, например, снизить стоимость лида на 30%.
- Achievable (Достижимая) — задача должна быть выполнима, например, написание одного письма к следующему дню.
- Relevant (Значимая) — задача должна быть актуальной и важной для бизнеса.
- Time-bound (Ограниченная по времени) — установить конкретные сроки, например, разработка макета к определённой дате.
- Детализация задачи. В карточке таск-трекера задача должна быть описана так, чтобы после прочтения у исполнителя не осталось никаких вопросов. Необходимо указать этапы выполнения, особенности, контакты для связи и приложить необходимые файлы.
- Установление сроков и контрольных точек. Определить окончательные сроки и промежуточные дедлайны, на которые необходимо подготовить части работы. Это позволяет своевременно адаптировать процесс и сроки выполнения при изменении обстоятельств.
- Передача задачи и обратная связь. Последний этап включает в себя передачу задачи и получение обратной связи от исполнителя. Это важно для уточнения деталей и внесения возможных коррективов в план выполнения. Важно задавать уточняющие вопросы и обсуждать дальнейшие шаги, а также возможные сложности.
Такой подход обеспечивает ясность и структурированность в постановке задач, способствует их эффективному выполнению.
Ошибки при постановке задач
Часто возникающие ошибки руководителей при постановке задач включают несколько типичных проблем:
- Недостаточно чёткое описание задачи. Иногда руководитель выдает задачу без точных указаний о желаемом результате. Это может привести к неверному выполнению задачи, а повторяющаяся ситуация может заставить руководителя взять на себя выполнение задач, предназначенных для специалистов, что чревато перегрузкой и уменьшением мотивации у сотрудников. Пример: проджект-менеджер ожидал от специалиста продаж таблицу с анализом сложностей взаимодействия с продуктом, в то время как специалист предоставил простой список отзывов.
- Перегрузка важными задачами. Назначение множества одновременно важных и срочных задач может сбить с толку исполнителя, не понимающего, с чего начать. Эффективный подход включает в себя оценку приоритетов и реалистичное распределение сроков, чтобы сотрудники могли эффективно управлять своим временем и ресурсами.
- Отсутствие фиксации изменений. Если в ходе выполнения задачи происходят изменения, важно фиксировать их в системе управления задачами. Устные соглашения и недопонимания могут привести к ошибкам и задержкам в выполнении.
- Недостаток мотивации. Перед назначением задачи сотруднику важно объяснить её значимость и потенциальные выгоды для компании. Если задача сложная и трудоёмкая, можно стимулировать исполнителя, например, предложив бонус за успешное и своевременное выполнение. Это поможет повысить вовлечённость и отдачу от работы сотрудника.
Руководителям важно избегать этих ошибок, чтобы обеспечить эффективность и мотивацию команды, а также успешное достижение бизнес-целей.
