В Битрикс24 имеются элементы, носящие общее название «сущности». Это области, предназначенные для хранения упорядоченных данных. Таким образом могут быть организованы: сделки, списки компаний-контрагентов, клиентские базы, лиды и другие важные элементы бизнес-процессов. В 2021 году перечень сущностей расширился смарт-процессами.
Особенности нового функционала — смарт-процессы
Смарт-процесс — это тип инфоблока или элемента в CRM, который можно настраивать, исходя из конкретной ситуации.
В настоящее время в них можно применять различные инструментальные средства системы, включая дизайнер процессов, триггеры, направления продаж и привязку к определенным элементам CRM.
Если до появления этого типа сущностей требовалось адаптировать сделки и другие бизнес-средства под внутренние процессы определенной компании, то теперь имеется полноценная возможность сформировать нужный сценарий работы. Следует учесть, что смарт-процессы имеются лишь на старшем тарифе Битрикс24.
Возможные варианты использования смарт-процессов:
- процессы управления персоналом, которые потребуются регулярно нанимающим работников организациям. Нужно будет создать смарт-процесс, предусматривающий наличие стадий продвижения соискателей на определенные должности и выполнить автоматизацию работу кадровой службы с применением роботов и триггеров. Уникальной сущностью станет «Соискатель»;
- производственный процесс, который с помощью организации смарт-процесса можно отделить от продаж. Это актуально для компаний, которые занимается IT, маркетинговым или логистическим сопровождением предпринимательской деятельности. Воронка продаж остается стандартной и предназначается для реализации услуги, а в производственном смарт-процессе проводится работа по поддержке клиента. Это изолирует процессы, не позволяя им перемешиваться между собой. Уникальной сущностью становится «Технический заказ»;
- реестр всех документов компании, имеющий форму смарт-процесса. Существует возможность сформировать воронку, по которой будут двигаться отдельные документы. К примеру, в снабжении предприятия — начиная от создания заявки на закупку до появления на ее основе приходных складских ордеров. Что касается уникальной новой сущности, то ею вполне может стать «Документ». Это могут быть договоры, платежные поручения и многие другие элементы документооборота компании.
Способы создания и настройки
Смарт-процессы следует искать в основном меню блока СРМ. Переход на соответствующую страницу раскрывает список доступных в системе смарт-процессов. Там же присутствует кнопка добавления нового.
Добавление смарт-процесса
Нажатие на кнопку «Добавить» раскрывает три доступных варианта, к которым относится возможность начать работу с «чистого листа», использование типа «всё включено» и списка доступных мастеров. Варианты отличаются друг от друга лишь базовыми настройками. Максимальный вариант с «чистого листа» позволяет использовать:
- собственные направления и туннели продаж;
- свои стадии и канбан, которые потребуются для нормальной работы роботов и триггеров;
- роботы и триггеры, что позволит реализовать автоматическую отправку информационных сообщений, постановку задач и организовать самые разные события.
Направления можно сделать доступными для всех пользователей. Иначе, в случае наличия нескольких активных направлений, придётся назначать права доступа вручную.
Привязка к другим элементам
Если нужно, чтобы отдельные задачи, плановые события календаря или какие-то ещё сущности CRM были привязаны к смарт-процессу, то необходимо указать соответствующие опции. Следует сохранять осмотрительность и воздержаться от включения лишних зависимостей. В противном случае, в ходе организации задачи или выполнении каких-то подобных действий, мы увидим внушительных перечень вариантов.
Цена и сроки настройки
Стоимость настройки одного смарт-процесса у профессиональных игроков рынка начинается от 30 тыс. руб. Это может занять неделю и более. Настройке и автоматизации подлежат самые разные смарт-процессы. В их число могут входить отдельные клиентские услуги, обработка рекламаций, поддержка пользователей ITSM и многое другое.
Актуальные вопросы
Что предпринять, если отсутствует нужная функция в смарт-процессах?
Попробуйте обновиться до последней версии. Помните, что практически любую задачу можно решить и с помощью программной доработки Битрикс. Это задача для профессионалов, а не рядовых пользователей.
Что предпринять, если производство в сделках?
Оптимальным вариантом является перенос производства и всех процессов, не связанных с продажами, в смарт-процессы. Опытные специалисты всегда готовы принять заказ на проведение необходимых операций и настройку нужных смарт-процессов.
Можно ли скрыть смарт-процесс от отдельных сотрудников?
Разумеется! Возможно ещё и создание смарт-процесса, который будет виден только руководителям. Настройка прав доступа в смарт-процессах проводится наиболее гибко. Какие-то сотрудники могут получить права только на чтение, а другие пользоваться всей полнотой возможностей.
Заключение
В CRM имеется стандартный набор элементов, называемых сущностями. Они предназначены для автоматизации построения коммуникационных каналов между бизнесом и клиентами и используются в целях решения стандартных задач бизнеса: получения лидов, управления сделками, выставления счетов и подобными. Если типового перечня будет мало, то возможно сформировать новые и настроить их под принятые в компании сценарии работы.
В Битрикс24 для этого предусмотрены особые инструментальные средства, которые называются смарт-процессами. Они способны сделать работу проще, прежде всего с помощью автоматизации рутинных процедур. Каждый смарт-процесс представляет собой новую сущность, которая улучшает функционал CRM, обладает своим интерфейсом, доступными элементами и полями.
