Для успешной работы над проектами, бизнесу необходима грамотная реализация процесса управления стейкхолдерами. Под ними подразумевают определенных людей, которые оказывают влияние на проект или всю организацию в целом. Это могут быть заказчики, контрагенты, акционеры или другие люди, заинтересованные в конечном результате.
Компании должны уделять внимание взаимоотношениям со стейкхолдерами. В противном случае, могут возникнуть проблемы, которые помешают оперативно подстраиваться под изменения и нововведения. В результате, вероятность достижения успеха значительно снижается.
Кто такие стейкхолдеры
Стейкхолдер – это человек или группа людей, заинтересованных в успешной реализации проекта или влияющих на организационные процессы. Их разделяют на две основные категории: внешние (потребители, контрагенты, общественность) и внутренние (руководство, работники). Чтобы эффективно управлять проектами, бизнес должен четко понимать, кто именно входит в категорию стейкхолдеров.
Для чего нужна идентификация
Идентифицировав своих стейкхолдеров, компания может узнать их интересы, проанализировать потребности и ожидания от будущего проекта. Такой подход дает возможность более гибко планировать рабочий процесс и принимать решения, направленные на достижения общих результатов. Кроме этого бизнес может распределять ресурсы, исходя из приоритетов, тем самым определять свою целевую аудиторию и выделять в ней наиболее важные сегменты. В результате все ключевые процессы, протекающие в компании, соотносятся с интересами стейкхолдеров.
Когда компания имеет четкое представление о своих стейкхолдерах, она может разработать максимально эффективную стратегию для дальнейшей коммуникации. Разные люди имеют разные предпочтения относительно методов взаимодействия. Если компания их знает, она может развивать наиболее перспективные каналы коммуникации. Это поможет не только обмениваться информацией, но и настроить методы обработки обратной связи.
Между стейкхолдерами могут возникать конфликты, вызванные несовпадением интересов. Чтобы избежать рисков, нужно стараться предупреждать потенциальные конфликтные ситуации. Предотвращая возможные проблемы, бизнес улучшает показатели эффективности своей работы, что положительно отражается на качестве реализуемого проекта.
Все вышеперечисленное только подтверждает важность проведения идентификации стейкхолдеров. Это один из ключевых этапов в области управления проектами. Он позволяет принимать взвешенные решения, грамотно распоряжаться ресурсной базой, выстраивать обратную связь и свести к минимуму количество потенциальных рисков. В итоге, вероятность успешной сдачи проекта заметно возрастает, при этом между стейкхолдерами формируются взаимовыгодные отношения.
Типы стейкхолдеров
На практике, в организациях и проектах чаще всего встречаются два типа стейкхолдеров, а именно, внутренние и внешние. К первым относят:
- руководящий состав и работники – к этой категории относятся менеджеры, кадровый состав организации и руководство, которое напрямую влияет на результат работы;
- акционеры и владельцы компании – эти люди заинтересованы в получении материальной выгоды от проекта. Они принимают управленческие и стратегические решения, которые определяют вектор дальнейшего развития.
Лица, не принимающие участия в бизнес-процессах организации, но все равно заинтересованные в результатах, называются внешними стейкхолдерами. К ним относятся:
- бизнес-партнеры – сторонние организации, сотрудничающие с компанией или принимающие участие в реализации проекта. Это могут быть дистрибьюторы или контрагенты;
- пользователи и потребители – люди, пользующиеся продуктами компании или ее проектами. От их мнения зависят многие аспекты рабочего процесса;
- государственные регулирующие органы – сюда относят правительственные учреждения, работающие в сфере контроля за деятельностью организаций. Именно они устанавливают определенные нормы и требования, предъявляемые к проектам. Кроме этого, регуляторы могут менять законодательство, тем самым корректируя деятельность компаний;
- общественные организации – объединения, представляющие интересы различных социальных групп, которые связаны с компанией, ее деятельностью или проектами. Они могут оказывать серьезное влияние на имидж и репутацию компании и ее продуктов.
Иногда выделяют третью категорию – смешанные стейкхолдеры. Они совмещают в себе черты двух предыдущих типов. К примеру, совладелец бизнеса может быть как внешним, так и внутренним стейкхолдером.
Как выявлять и анализировать стейкхолдеров
Для эффективного управления проектной деятельностью необходимо проводить анализ стейкхолдеров. Данный инструмент позволяет идентифицировать лиц, которые могут оказать влияние как на саму компанию, так и на реализуемые проекты. Кроме этого, у бизнеса появляется возможность изучить потребности и интересы своих стейкхолдеров. Анализ строится на основе нескольких ключевых этапов, каждый их которых влияет на конечный результат. Именно поэтому с ними стоит познакомиться подробнее.
Идентификация стейкхолдеров
Перед началом анализа происходит идентификация стейкхолдеров. В результате этого процесса приходит понимание того, какие лица и группы заинтересованы в результатах деятельности компании. Здесь важно идентифицировать и внешних, и внутренних стейкхолдеров. Для получения более детальной информации можно использовать различные форматы: от изучения документов, до проведения глубинных интервью.
Анализ интересов и взаимодействий
Далее изучаются интересы и механизмы взаимодействия стейкхолдеров. Это помогает понять интересы каждой группы и оценить степень их влияния на рабочие процессы. Также на данном этапе изучаются механизмы и каналы коммуникации, предыдущие кейсы и примеры аналогичного сотрудничества в рамках отрасли.
Составление таблицы взаимодействий
Среди инструментов для анализа можно выделить таблицы, в которые заносятся все стейкхолдеры, степень их влияния на компанию и ее проекты, интересы и методы взаимодействия. Подобные таблицы наглядно демонстрируют большой массив данных. Благодаря визуализации, можно определить наиболее эффективную стратегию для дальнейшего управления и коммуникации.
Как составить карту стейкхолдеров
С помощью данного инструмента можно визуализировать взаимосвязи между стейкхолдерами. Для удобства последние представляются в виде узлов, между которыми рисуются линии. Они отражают иерархическую структуру и взаимодействие между всеми участниками.
Благодаря карте можно понять, как именно регулировать коммуникацию между стейкхолдерами. Допустим, существует организация, специализирующаяся на разработке программного обеспечения. В этом случае карта взаимодействия будет выглядеть следующим образом:
- руководство и акционеры отвечают за принятие ключевых стратегических решений. Кроме этого они координируют всех остальных стейкхолдеров;
- разработчики занимаются созданием и последующим тестированием ПО;
- маркетологи разрабатывают новые стратегии и продвижения, и рекламные кампании;
- PR-отдел формирует позитивный образ организации, отвечает за ее имидж и привлекательность в глазах потенциальных клиентов;
- отдел продаж отвечает за успешное закрытие сделок с заказчиками;
- специалисты техподдержки помогают пользователям в решении возникающих проблем и вопросов;
- инвесторы вкладываются в компанию, ожидая получить с этого прибыль;
- партнеры отвечают за предоставление сторонних услуг и ресурсов для успешной реализации проекта;
- заказчики или клиенты представляют собой конечных пользователей. От них компания ждет обратной связи, позволяющей выявить сильные и слабые стороны конкретного программного продукта;
- конкуренты – другие организации, работающие в этой же сфере и предлагающие клиентам аналогичное ПО.
Как управлять стейкхолдерами
Компания может иметь множество стейкхолдеров, и у каждой группы или отдельного лица есть свои интересы и потребности. Избежать возникновения конфликтных ситуаций помогает грамотно выстроенное управление. Оно учитывает интересы всех участников и способствует повышению эффективности взаимодействия.
В основе управления лежит идентификация всех групп и их последующий анализ. Необходимо учитывать всех, кто влияет на деятельность компании или заинтересован в результатах конкретного проекта. На данном этапе для каждого лица определяется роль, потребности и внесенный вклад в развитие организации или ее продукта. Для эффективного управления стейкхолдерами необходима коммуникационная стратегия. Она является ключевым моментом в этом процессе. Для ее создания необходимо определить используемые каналы взаимодействия, а также частоту коммуникации с разными группами или их отдельными представителями.
Важно учесть основные потребности и предпочтения. Сделать это можно при помощи различных коммуникационных инструментов, например, электронной почты или онлайн-конференций или отчетов. При этом должна исправно работать двусторонняя коммуникация. Она позволяет оперативно получать обратную связь и обмениваться актуальной информацией.
При управлении стейкхолдерами рекомендуется не только учитывать их интересы и потребности, но и по возможности их удовлетворять. Следует создать стратегию, позволяющую учитывать самые разные потребности. Составные компоненты стратегии могут быть разными, начиная от стандартных консультаций и заканчивая практикой участия стейкхолдеров в процессе принятия стратегических решений. Это позволяет добиться максимальной прозрачности всех процессов, происходящих в компании.
Поскольку у стейкхолдеров есть свои интересы, они могут не совпадать. Из-за этого возникают разного рода риски и конфликтные ситуации. Чтобы минимизировать их число, нужно грамотно управлять ожиданиями и стараться разрешать спорные ситуации на момент возникновения первых противоречий. Без этого не получится добиться согласованности действий и взаимовыгодного сотрудничества. При разрешении конфликтов стоит пользоваться конструктивным подходом, то есть необходимо провести переговоры, выслушать мнение сторон и найти компромисс.
Принятые меры необходимо детально анализировать и определять их итоговую эффективность. Для этого, взаимодействие со стейкхолдерами должно находиться под пристальным контролем. Только так получится объективно оценить предпринятые шаги и при необходимости скорректировать стратегию.
Не нужно бояться запрашивать у стейкхолдеров обратную связь. Без нее невозможно провести анализ и дать объективную оценку предпринимаемым мерам. Из-за этого не получится узнать, насколько эффективной оказалась та или иная стратегия управления.
Заключение
На компанию и ее продукты влияют сторонние организации, лица и группы людей. Все они называются стейкхолдерами. Многие из них заинтересованы в получении качественного итогового результата.
Глобально, стейкхолдеры делятся на две большие категории: внешние и внутренние. Первые – это сторонние участники, которые заинтересованы в деятельности компании. К ним можно отнести заказчиков или партнеров. Внутренние стейкхолдеры напрямую связаны с организацией и ее проектами. Это руководящий состав и работники.
Чтобы узнать полный перечень своих стейкхолдеров, бизнесу потребуется провести детальный анализ всех заинтересованных сторон и идентифицировать тех, кто влияет на деятельность компании или на рабочие процессы, связанные с реализацией проектов. Для этого существует набор специальных инструментов, куда входят опросы, отчеты и интервью.
Для успешного развития организация должна управлять своими стейкхолдерами, учитывать их интересы, использовать каналы коммуникации, принимать меры по удовлетворению ожиданий. Кроме этого, необходимо минимизировать риски, связанные с возникновением конфликтных ситуаций. Разрабатываемая стратегия должна учитывать все эти требования.
