Популярность программ для управления проектами постоянно растет. С их помощью можно оптимизировать не только рабочий процесс, но и выполнение повседневных дел. Бизнес также начал внедрять таск-менеджеры в свою деятельность. Благодаря им появляется возможность отслеживать движение проектов, управлять работой сотрудников, распределять задачи между отделами, следить за сроками выполнения и многое другое.
Для чего нужны таск-менеджеры
Таск-менеджер – это программа, помогающая управлять проектами. Благодаря ей все задачи можно собрать в одном месте, что значительно упрощает рабочий процесс и минимизирует количество возможных сбоев. При их возникновении сервис покажет соответствующее уведомление и проблему можно будет оперативно ликвидировать.
Чаще всего таск-менеджеры применяются во время командной работы. Они помогают:
- планировать рабочий процесс и повышать вовлеченность персонала – руководитель и сотрудники могут наглядно увидеть список задач, сроки их выполнения, а также проанализировать прогресс. Задачи распределяются по степени срочности, и пользователи видят какую из них стоит решать прямо сейчас, а какая может подождать. Упорядоченность – залог эффективной работы;
- структурировать работу и сделать ее прозрачной – в программе отражается стратегия компании, ее миссия, необходимые для работы документы и редполитика. После этого идут рабочие задачи, которые закреплены за каждым сотрудником. Члены команды могут отслеживать успехи своих коллег, а также оценивать собственный фронт работ;
- повышать эффективность работы – когда сотрудник видит сроки выполнения своих задач, он намного реже допускает их просрочку. Незадолго до истечения срока, в программе появляется соответствующее уведомление, и руководитель может обратить на это внимание сотрудника. Система мотивации может быть настроена таким образом, что своевременное выполнение гарантирует поощрение, а не выполненная вовремя задача приводит к штрафным санкциям.
Проще говоря, таск-менеджеры помогают команде работать более организованно и слажено. Однако это далеко не все преимущества подобного программного обеспечения. С его помощью бизнес оптимизирует множество других аспектов своей деятельности:
- установка дедлайнов для задач;
- поиск нужной документации;
- прогнозирование сроков выполнения;
- расчет заработной платы сотрудников;
- распределение задач между членами команды.
Использование подобных программ значительно упрощает многозадачную работу. Более того, они просто необходимы в ситуациях, когда сотрудники заняты сразу на нескольких проектах.
Всегда ли нужен менеджер задач
Если проект небольшой, а количество ежемесячных задач не превышает 2-3, то для контроля не обязательно использовать специальные сервисы. В таких случаях вполне хватит функционала Excel или Google Документов. Однако в любом бизнесе, рано или поздно, задач становится больше, и использовать ручные методы нецелесообразно.
На более крупных проектах без таск-менеджеров просто не обойтись. Если отказаться от их использования, работа превратиться в хаос. Рабочие вопросы придется решать в мессенджерах, задачи начнут уходить в «просроченные» или попросту теряться. Понять кто отвечает за тот или иной блок, также будет проблематично.
Преимущества и недостатки таск-менеджеров
Внедрение менеджера позволяет оптимизировать многие процессы и экономить ресурсы. К другим достоинствам подобного программного обеспечения относят:
- общее пространство – собранные в нем задачи видны как сотрудникам, так и руководству. Это позволяет не упустить ничего важного. В случае изменения планов или стратегии, все нововведения отобразятся в таск-менеджере, который уведомит команду о новых задачах и сроках их выполнения;
- продуманное планирование – задачи распределяются равномерно между сотрудниками в зависимости от их загруженности;
- коммуникация – менеджер задач позволяет грамотно организовать коммуникацию, как внутри команды, так и между разными отделами;
- централизованное управление – программа дает возможность расставлять приоритеты, следить за выполнением задач, добавлять файлы и комментарии, проверять правильность выполнения;
- экономия времени – сотрудники быстро находят задачи, не тратят время на поиск документов, а руководитель может за несколько кликов назначить ответственного за выполнение определенного блока работ.
Оценить преимущества таск-менеджера поможет пример из жизни. Предположим, что в компанию обратился клиент и хочет узнать статус своей поставки. Есть несколько возможных вариантов нахождения этой задачи. Во-первых, она может быть в работе у менеджера, во-вторых – на согласовании у юриста, в-третьих – в доставке. И это далеко не полный список.
Как в этом случае оперативно найти нужную задачу? Если компания пользуется таск-менеджером, руководителю достаточно посмотреть историю движения, в которой отразятся названия отделов и комментарии специалистов. Если же управление проектами происходит в ручном режиме, то придется обзванивать все отделы, что займет много времени.
Сама по себе система управления проектами лишена минусов. Однако недостатки есть у конкретных программных решений, поэтому выбор таск-менеджера – процесс довольно субъективный. Каждый выбирает оптимальный продукт, исходя из своих предпочтений и задач.
При этом важно выделить несколько моментов, при обнаружении которых от использования программы лучше отказаться:
- несоответствие функционала – бывают ситуации, когда выбранный таск-менеджер не подходит для задач определенной команды. Например, если крупная компания с большим количеством проектов выбирает достаточно простую программу, ее функциональных возможностей может просто не хватить;
- посредственное качество – сервис может некорректно работать, например, из-за постоянных сбоев и зависаний. Также не стоит выбирать менеджеры, у которых нет техподдержки;
- завышенная цена – если небольшая компания использует дорогостоящий и многофункциональный программный продукт, возможности которого практически не востребованы в работе, это приводит к неоправданному расходу бюджета.
Иногда возникают ситуации, когда опыт использования таск-менеджера оказывается для команды негативным. Например, сотрудникам не понравился пользовательский интерфейс, в котором сложно разобраться или у продукта отсутствует инструкция, на основе которой можно было бы проходить обучение. В этих случаях, даже качественной программе придется искать замену.
Как выбрать менеджер задач
Чтобы таск-менеджер приносил максимум пользы, необходимо знать какие платформы существуют и какие у них есть особенности. Кроме этого при выборе стоит учитывать несколько базовых критериев. Главным из них является наличие интуитивно понятного интерфейса. От этого будет зависеть простота использования. Чем легче, тем быстрее сотрудники смогут освоить программу. Если при первом запуске пользователя встречает обилие кнопок и ссылок, которые непонятно за что отвечают, от такого менеджера стоит отказаться.
Следующим важным аспектом являются уведомления. Если программа отправляет напоминания, это несомненный плюс, поскольку снижается риск упустить из вида важную задачу или просто забыть о ней. Не менее важно визуально отображение задач. Это могут быть списки, календари, диаграммы Ганта, канбан-доски и многое другое. Индивидуальная настройка сервиса позволяет пользователям работать в комфортных для них условиях.
Также при выборе таск-менеджера следует учитывать следующие функциональные возможности:
- мобильное приложение – важный инструмент, позволяющий управлять проектами прямо со смартфона или планшета. Это удобно в тех случаях, когда под рукой нет компьютера, а оповестить команду о новых задачах нужно как можно раньше;
- создание отчетов – они позволяют оценить эффективность работы каждого из участников команды. Например, из 10 задач, порученных специалисту, вовремя было сделано всего 4. На основе этой информации руководство может принимать соответствующие решения;
- управление нагрузкой – человеческий ресурс является ключевым активом, поэтому им нужно распоряжаться рационально. Если компания располагает внушительным штатом, то выбирать стоит ту программу, в которой есть возможность равномерно распределять нагрузку между работниками. Это позволит избежать ситуаций, когда один человек перегружен, а другой полностью свободен;
- интеграция со сторонним ПО – если таск-менеджер поддерживает такую возможность, то рабочий процесс может стать на порядок легче. Некоторые программы синхронизируются с приложениями от Google, подтягивая оттуда различную информацию.
Несомненным преимуществом будет наличие бесплатного тестового периода. Такой возможностью стоит пользоваться, поскольку этого времени будет вполне достаточно, чтобы понять подходит ли таск-менеджер под задачи конкретного бизнеса и насколько сотрудникам удобно работать с данной программой.
Чек-лист выбора
При выборе можно ориентироваться как на перечисленные выше критерии, так и на специальный чек-лист. Он состоит из следующих пунктов:
- интуитивно понятный интерфейс;
- цена, сопоставимая с функциональными возможностями;
- наличие тестового периода для знакомства с продуктом;
- кроссплатформенность, то есть поддержка нескольких операционных систем. В том числе мобильных;
- наличие быстрой техподдержки, готовой прийти на помощь в любой непонятной для пользователя ситуации.
Не стоит зацикливаться на одной-двух программах. Если в работе возникают сбои, сотрудники долгое время не могут разобраться в интерфейсе, а функционал не соответствует требованиям компании, стоит поискать другой таск-менеджер. От этого сервиса зависит эффективность работы, поэтому он должен быть удобным и качественным.
