В рамках многих организаций деятельность осуществляется по двум основным направлениям: разработка продукта и реализация проектов. Продукт может быть предметом, услугой и возникнуть в результате реализации проекта или же стать той причиной, которая инициирует запуск проекта. Возьмем, к примеру, образовательную платформу, главным продуктом которой являются курсы, требующие постоянного обновления и представления целевой аудитории. Для поддержания и развития продукта платформа может запускать как краткосрочные, так и долгосрочные проекты, такие как конференции или сотрудничество с партнерами. Проекты в этом контексте имеют циклический характер и нацелены на организацию нововведений в ограниченные сроки.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это структурированный процесс, который описывает фазы, через которые проходит проект от начала до завершения. Этот цикл помогает организовать управление проектом, планирование, исполнение, контроль и закрытие проекта. Жизненный цикл проекта обычно включает в себя следующие основные этапы:
- Инициация - на этом этапе происходит формирование идеи проекта, определение его целей и оценка его жизнеспособности. Решается, стоит ли продолжать проект. Зачастую включает составление первичного бюджета, определение заинтересованных сторон и формирование проектной команды.
- Планирование - этот этап фокусируется на детальной разработке плана проекта, который включает в себя расписание, бюджет, ресурсы, определение рисков и пути их управления. Все критические аспекты проекта подвергаются тщательной проработке для обеспечения его успешного выполнения.
- Исполнение - на этой стадии проектные планы реализуются. Происходит непосредственная работа над проектом, включая производство, выполнение назначенных задач и распределение ресурсов. Команда работает над достижением проектных целей в соответствии с утвержденным планом.
- Контроль и мониторинг - в процессе выполнения проекта осуществляется постоянный контроль за ходом его выполнения. Это включает отслеживание прогресса, сравнение фактического продвижения с запланированным и корректировку планов при необходимости. Цель этапа — убедиться, что проект движется в правильном направлении и соответствует всем требованиям.
- Завершение - на заключительном этапе проект официально закрывается. Производится финальная оценка проекта, подводятся итоги, документируются полученные результаты и опыт. Все необходимые документы архивируются, а ресурсы, если возможно, перераспределяются.
Эти этапы помогают управлять проектом более эффективно и предсказуемо, уменьшая риски и увеличивая вероятность его успешного завершения.
Методы и структура жизненного цикла проекта
Для выполнения задач в рамках проекта применяются различные модели жизненного цикла, в частности, водопадная и гибкая модели. Гибкий подход обеспечивает оперативное реагирование на изменения и учет поступающей обратной связи, тогда как водопадный метод позволяет строго контролировать бюджет и сроки. Перед выбором модели команде необходимо учесть следующие аспекты:
- Нужен ли итоговый результат сразу или возможна поэтапная сдача?
- Будут ли условия проекта изменяться?
- Какова частота обратной связи?
Ответы на эти вопросы помогут определить, подходит ли больше предиктивная водопадная модель или гибкая.
Давайте подробнее рассмотрим каждую из моделей:
- Модель водопада. В этой модели проект последовательно проходит через этапы: от анализа к проектированию, разработке, тестированию и внедрению. Она требует точного следования заданию и сложно адаптируется к новым требованиям или внешним изменениям.
- Гибкие методологии. Известные как Agile-методологии, эти подходы акцентируют на быстрой адаптации и коллаборации. Продукты разрабатываются через короткие итерации, известные как спринты, позволяя команде гибко менять планы. Внутри Agile существуют различные методики, включая Scrum и Kanban:
- Scrum разбивает проект на спринты, каждый из которых начинается с планирования целей и заканчивается демонстрацией готового продукта.
- Kanban управляет задачами через визуализацию на досках, где задачи представлены карточками, перемещаемыми по этапам процесса, что облегчает контроль над ходом работ и приоритизацию.
Инструментарий управления жизненным циклом проекта
Эффективное управление жизненным циклом проекта способствует оптимальному распределению ресурсов, минимизации рисков и контролю за качеством выполнения задач. Вот основные инструменты, применяемые для этих целей:
- Чек-листы. Это простые списки необходимых действий, которые могут включать стандартные или детально описанные пункты.
- Сбор обратной связи. Этот инструмент позволяет получать точное представление о ходе проекта непосредственно от исполнителей задач.
- Мониторинг и графики. Они предоставляют возможность визуализировать динамику проекта, позволяя оценить общие тренды без углубления в подробности.
- Дашборды. Интегрированные панели управления собирают воедино несколько инструментов для мониторинга и управления определенными аспектами или всем проектом, отражая основные показатели и аналитику.
- Цикл Деминга-Шухарта. Известный как PDCA (Plan, Do, Check, Act), этот цикл управления качеством фокусируется на непрерывном улучшении и широко применяется в различных сферах деятельности. Он включает планирование, выполнение, проверку и действие, основываясь на постоянной адаптации и улучшении.
- Диаграмма Ганта. Этот инструмент визуализирует этапы проекта в виде горизонтальных полос, разделенных по времени. Он показывает задачи, их длительность и последовательность, помогая участникам проекта понимать текущее состояние дел.
- Треугольник проектных ограничений. Этот элемент управления проектами выделяет три ключевых параметра: ресурсы, объем работы и временные рамки. Изменения в одном параметре влияют на остальные, требуя пересмотра ресурсов или сроков для достижения целей проекта.