Чтобы доходы бизнеса росли, руководители должны обладать хорошо развитым навыком делегирования. Это позволяет более эффективно выстраивать рабочие процессы. Очень важно грамотно подходить к вопросу передачи задач. В противном случае есть риск столкнуться с большим количеством негативных последствий.
Что такое делегирование
Данный термин обозначает процесс, в ходе которого начальник передает подчиненному часть своих задач. От стандартного распределения обязанностей это отличается тем, что сотрудник получает задачу, рассчитанную именно для выполнения руководителем.
Предположим, руководитель должен провести встречу с партнерами. Ему известно, что особое внимание они уделят наглядному представлению всех метрик и показателей. Для этого требуется создание презентации, содержание которой придумывает лично руководитель, а ее оформление делегируется подчиненному. Когда сотрудник занят решением данной задачи, менеджер готовится к предстоящей встрече.
Какие задачи стоит делегировать
На практике чаще всего делегируют несложные задачи, которые не требуют большого количества времени и не отвлекают от основной работы. Это может быть покупка билетов, работа с электронными таблицами, регистрация мероприятий и т.д.
Таким задачам можно обучить любого сотрудника. При этом у руководителя освободится время, которое он может потратить на решение более серьезных и стратегически важных вопросов. Иногда делегировать приходится из-за нехватки компетенций у самого руководителя. Например, от него требуется проведение data-анализа или создание лендинга.
Также задачи нередко накладываются друг на друга, и один человек физически не сможет их выполнить в срок. Например, у руководителя запланирована командировка, но в период его отсутствия возникает необходимость встретиться с контрагентом. В этом случае на помощь также приходит делегирование.
Какие преимущества делегирования
Когда начальство избавляется от некоторых рутинных процессов, у него появляется гораздо больше времени на более высокоуровневые задачи. К ним относятся: анализы отчетности, ведение переговоров со стратегическими партнерами, составление стратегии развития бизнеса и прочее. Делегирование минимизирует вероятность срыва дедлайна и способствует повышению эффективности работы компании.
Передавая часть обязанностей рядовым сотрудникам, управленец дает им возможность получить новый опыт и знания, которые необходимы для дальнейшего карьерного роста. Такой подход позволяет ускорить рабочий процесс и подготовить коллектив к незапланированным ситуациям. Сотрудники будут знать что им делать, если руководитель внезапно уедет в командировку или заболеет.
Когда нужно начинать делегировать
Прежде всего необходимо руководствоваться собственным расписанием. Если работы становится слишком много, она отнимает свободное время или не дает вовремя уйти в отпуск – стоит задуматься о перераспределении нагрузки. Для этого можно доверить часть задач подчиненным или нанять ассистента. Последний вполне может работать в удаленном формате.
Для определения количества нагрузки можно воспользоваться законом Миллера, названным в честь американского психолога. В своей работе он говорит о том, что человек может хранить в кратковременной памяти не более 6-8 процессов. Если ежедневное количество дел, с которыми нужно работать, соответствует или превышает это значение, рекомендуется внести изменения в свое расписание.
Почему не получается делегировать
Многие руководители отказываются передавать свои задачи подчиненным. У такого поведения есть несколько причин и некоторые из них связаны с неудачными попытками, предпринимаемыми ранее. Иногда начальник просто выбирает не того сотрудника. Чтобы избежать подобного сценария следует узнать, есть ли у конкретного человека необходимые знания или навыки.
- Задача может идти в разрез с целями сотрудника или его карьерными интересами. Рекомендуется делегировать обязанности подчиненным, хорошо знакомым с операционной деятельностью организации. Как правило, они глубоко погружены в повседневные задачи и понимают, как их решать.
- Среди управленцев популярно мнение, что объяснения отнимают много времени, за которое можно было бы решить гораздо больше задач. Такой подход в корне не верен. Если не давать сотрудникам четких инструкций, они не смогут развиваться в профессиональном плане, а следовательно, не облегчат повседневную жизнь руководителя. Четкое и понятное разъяснение значительно увеличит шансы на качественное выполнение задачи.
- Некоторые стараются делегировать группе, но это тоже далеко не самый эффективный метод. Сотрудник должен понимать какую задачу и к какому сроку он должен выполнить. Демонстрируя задачу в полном объеме, ему будет проще понять зону собственной ответственности.
- Еще одним фактором является поручение неверных задач. Люди довольно часто передают решения, от которых может зависеть их репутация. Руководитель должен этого избегать и делегировать только те задачи, которые подчиненный в состоянии выполнить на должном уровне.
- Иногда случается так, что из-за страха потери контроля руководитель забирает у подчиненного ранее доверенную задачу. Нужно понимать что сотрудник, скорее всего, выполняет ее впервые, поэтому она может занять у него больше времени, чем ожидалось изначально. Это абсолютно нормально, поскольку именно таким образом проходит процесс обучения. Когда сотрудник освоится, он начнет выполнять работу значительно быстрее. В случае возникновения вопросов, на них стоит ответить, а также дать совет. При этом не стоит выполнять всю работу за подчиненного. Гораздо важнее давать конструктивные замечания и в случае успешного решения похвалить.
- Лучше всего заранее закладывать дополнительное время на проверку. Делегированное решение связано с двумя крайне важными аспектами – доработкой и обратной связью. Последняя играет важную роль в успешном закрытии задачи. Благодаря ей руководитель повышает свой авторитет. А сотрудник – уверенность в собственных силах. Если отчет должен быть готов к понедельнику, дедлайн следует установить на пятницу. Одного дня вполне хватит на проверку и исправление найденных ошибок. Однако не стоит принимать работу ненадлежащего качества. В этом случае подчиненный просто не поймет, как именно нужно выполнять задачи, а руководителю придется постоянно исправлять множество ошибок и неточностей.
Наиболее распространенные ошибки при делегировании
Процесс делегирования не всегда проходит гладко. При возникновении сложностей необходимо найти причину. Среди самых распространенных можно выделить:
- недостаточная ресурсная база;
- невыполнимые сроки и/или результаты;
- чрезмерный контроль со стороны руководителя;
- делегирование задачи сотруднику, который не обладает нужными знаниями и навыками;
- задача распределена между несколькими людьми, при этом непонятно, кто и за что отвечает;
- задача не до конца понята сотрудником;
- подчиненный указал на возникшие проблемы, но его обращение было проигнорировано.
Как начать делегировать
В сфере управления необходимо как можно раньше начинать делегировать. Когда человек занимает руководящую должность, от него требуется совмещать свои повседневные обязанности и управленческие задачи, связанные с организацией рабочего процесса своих подчиненных. Многие стараются совместить все и начинают работать больше 40 часов в неделю. Такой подход не принесет ничего, кроме эмоционального выгорания и проблем со здоровьем на фоне хронической усталости.
Лучше всего постепенно снижать степень контроля, приучая тем самым подчиненных к принятию самостоятельных решений. Если руководитель передал задачи, но продолжает постоянно следить за их выполнением, никакой пользы от этого не будет.
Нередко при попытке делегировать обязанности, руководитель сталкивается с тревогой. В этом случае необходимо понять причину ее возникновения. Если все кроется в непонимании самого процесса, то проблема решается путем общения с ментором (личным наставником). Если же причины носят психологический характер, например, неуверенность в собственных силах, то этот аспект необходимо проработать с психологом. Он поможет разобраться в себе и лучше понимать свои чувства и эмоции.
