Вы подписали договор с очередным клиентом и обменялись сканами договоров. Потом заказчик отказался платить и сказал, что ничего не подписывал.
Не только в IT, но и во многих других отраслях компании обмениваются по электронной почте или в мессенджерах подписанными сканами договоров и приступают к работе. В итоге работы начинаются раньше, чем если бы подрядчик ждал бумажный оригинал.
Мы тоже так работали, пока не попали в неприятную ситуацию. Сегодня расскажем, как обезопасить бизнес в работе с контрагентами.
Как должно быть по закону
Согласно ст. 161 ГК РФ, компании обязаны работать по письменному договору. Его можно заключить на бумаге и в электронном виде. Иногда договор должен быть только в бумажном формате. Например, если речь идет о нотариально заверенных сделках.
В большинстве случаев личной встречи представителей компаний для подписания документов не требуется. Согласно закону, подписанный скан договора имеет ту же силу, что и бумажный аналог. Но, если дело дойдет до судебного разбирательства, суд запросит оригиналы документов. И в случае их отсутствия, сослаться на закон не получится.
Кроме того, есть нюансы. Например, согласно Письму Минфина об использовании сканов в бухучете, бухгалтерские документы должны быть или оригиналами, или нотариально заверенными копиями. Документ разрешает хранить сканы договора в исключительных случаях, но сами случаи не описывает.
В нашей практике было несколько случаев, когда мы начинали работу сразу после обмена сканами без оригиналов. Например, договор подписан с одним из подразделений крупной компании, а система электронного документооборота находится в другом подразделении. Поэтому работа начинается после получения сканов.
Мы рекомендуем не начинать работы по сканам. Быстро обменяться оригиналами можно по ЭДО (электронный документооборот). Или отправить с курьерами DHL и СДЭК, если вы находитесь в одном городе с подрядчиком.
Риски
Основной риск — заказчик не оплатит выполненные работы и/или потребует вернуть аванс, заявив, что ничего не подписывал.
В этом году мы работали с компанией, у которой на момент приема наших работ сменился собственник. Сотрудники, с которыми мы контактировали, уволились. Нашу работу новая команда не принимает, и, соответственно, мы не можем получить деньги за выполненный проект.
А так как у нас нет на руках оригиналов документов, мы не можем оформить досудебную претензию. И нам остается только надеяться на честность клиента и пытаться с ним договориться.
Как обезопасить себя
Подстелить себе соломки на случай недобросовестности заказчика можно несколькими способами. Лучше использовать все сразу.
Впишите в договоре пункт об обмене сканами, а потом — и подписанными оригиналами. Укажите, что обмен сканами имеет такую же силу, что и бумажный аналог.
Добавьте в договор адреса электронной почты с двух сторон, с которых будете пересылать сканы. И укажите, что стороны обязуются следить за конфиденциальностью доступа к этим электронным адресам. В этом случае другая сторона не сможет заявить в суде, что почту взломали.
Сохраняйте договор в электронном виде, письма со сканами, переписки.
Подпишите электронный договор квалифицированной электронной подписью (КЭП). Но использовать ее могут только обе стороны. Если у партнера КЭП нет, то придется подписывать по старинке.
Проверяйте, если ли у подписывающего документы человека право на подпись. Все документы в компании может подписывать ИП и директор ООО. Остальным сотрудникам для этого нужна действующая доверенность. Если договор подписывает не глава компании, с подписанные документами передается копия доверенности.
Важно! Документы должны пересылаться с корпоративной почты, указанной в договоре. Иначе необходимо организовать личную встречу в офисе подрядчика, чтобы сверить паспортные данные лица, указанного в доверенности, с информацией в доверенности.
Не забудьте проверить сроки ее действия. Документ должен быть заверен подписью директора и печатью.
Не лишним будет попросить человека, который подписывает договор, написать рядом с подписью свои ФИО от руки. При необходимости можно будет провести графологическую экспертизу, которая докажет, что контрагент подписывал договор.
Сканы должны быть с высоким разрешением, чтобы хорошо читались подпись и печать. Поэтому лучше обмениваться сканами по электронной почте, а не в соцсетях, где изображения сильно сжимаются
Еще один недостаток отправки сканов в мессенджерах — собеседник может удалить переписку. Конечно, вы можете добавить в договор пункт о возможном ведении переписки в мессенджерах. А при необходимости распечатать ее, заверить у нотариуса и предоставить в суде. Но лучше сразу вести переписку только по электронной почте.
Как вернуть долг, если контрагент отказывается платить
К нам пришел клиент — компания-стартап. Мы подписали договор и дополнительное соглашение, где указали условия оплаты и отгрузки работ. Если клиент в течение пяти дней после получения акта выполненных работ его не подписал и не дал мотивированную обратную связь, почему этого не сделал, акт считается подписанным.
После подписания документов по ЭДО мы получили аванс. Выполнив работы, отправили клиенту счет на остаток суммы и акт выполненных работ. Но клиент пропал: в групповом чате тихо, на звонки не отвечает.
Тут отметим, что он и до этого во все предыдущие итерации долго давал обратную связь.
Спустя пару недель мы обратились к юристу. Сначала попробовали решить проблему мирным путем: собрали документы и оформили досудебную претензию. В ней мы, ссылаясь на договор, потребовали вернуть долг.
Если бы мы работали только по сканам, то у нас бы не было твердой позиции, с которой можно было бы обратиться в суд. Сейчас мы ждем ответа от должника. Если он не согласится закрыть долг добровольно, мы будем обращаться в суд.
Важно! Претензию отправляют на адрес должника, указанный в ЕГРЮЛ, заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Последнее необходимо, чтобы доказать, что документ был доставлен.
Или можно лично принести претензию в офис вашего должника. В этом случае оба документа необходимо подписать и указать дату. Один экземпляр остается у вас, второй — у получателя.
Если дело дойдет до суда, необходимо среди прочих документов предоставить доказательства отправки претензии: чеки на оплату пересылки, уведомление о вручении, опись вложения, претензию и ответ на нее, если он есть.
Подведем итог
- Начинайте работы после получения подписанного оригинала договора на бумаге или в ЭДО. Последний вариант самый надежный, благодаря КЭП (квалифицированная электронная подпись). А бумажный документ может подписать человек, не имеющий на это право.
- В договоре укажите пункты, по которым стороны могут сначала обменяться подписанными сканами, а потом оригиналами. Укажите способы ведения переписки (через электронную почту, мессенджеры) и адреса электронной почты, с которых будут пересылаться документы.
- При согласовании договора попросите подрядчика указать место для ФИО подписанта.
- У подписывающего договор лица, если это не владелец бизнеса, должно быть право на заключение договора. Доверенность прикладывают к подписанному договору.
- Старайтесь пересылать сканы так, чтобы они не сжимались и сохраняли хорошее качество.
- Если контрагент отказывается платить, а у вас есть подписанные оригиналы, составляйте досудебную претензию.
- Собирайте документы, подтверждающие, что претензия была отправлена и получена должником.
