Пресейл в ИТ это критический этап предпродажной подготовки, который IT-компании внедряют для повышения коэффициента успешных сделок, известного как Win Rate. Этот этап ориентирован на детальное изучение потребностей клиентов и последующую доработку продукта перед его окончательным предложением на рынке.
Необходимость пресейла в IT-секторе
В среднем, IT-компании достигают конверсии в 15%, что означает получение одного или двух заказов на каждые десять предложений, даже после реализации выверенных маркетинговых кампаний. Эти результаты подчеркивают низкую эффективность стандартных подходов в условиях рыночных ограничений и постоянно меняющихся требований.
В ответ на эти вызовы, отрасль ищет новые методы улучшения результатов. Особое значение приобретает пресейл как стратегическое направление, требующее вложений в найм и обучение специалистов, способных эффективно взаимодействовать с потенциальными клиентами и оптимизировать продукты под их запросы для увеличения конверсии. Это делает пресейл одним из наиболее мощных, хотя и затратных инструментов в арсенале IT-компаний.
Пресейл что это такое?
Пресейл можно описать как важный этап предпродажной активности, нацеленный на анализ привлекательности предложения для клиентов и выявление рентабельности стратегии для компании. Этот этап, реализуемый до начала основных работ, направлен на повышение шансов на успешное заключение контрактов.
Преимущества пресейла
- Оценка рисков и ресурсов. Пресейл дает возможность предварительно оценить потенциальные риски и необходимые ресурсы для труда, что способствует более точному планированию бюджета.
- Стратегическое планирование. Этап пресейла позволяет тщательно спланировать проект, оценить его временные рамки и разработать наиболее эффективную стратегию для привлечения клиентов и заключения договоров.
- Процесс пресейла. Включает в себя определение потребностей клиентов, оценку возможностей компании удовлетворить эти потребности, разработку коммерческих предложений и подготовку к заключению контрактов. Это необходимый шаг перед каждой продажей, который помогает оптимизировать процессы и снизить вероятность ошибок, потенциально влияющих на успешность проекта.
- Команда пресейла. Наличие квалифицированных аналитиков пресейла может значительно увеличить вероятность конверсии, в некоторых случаях до 50%. Важно верно подобрать специалистов, влияющих на продажи. В зависимости от нужд компании, специалисты могут быть наняты как на постоянной, так и на временной основе, что позволяет гибко управлять человеческими ресурсами и поддерживать высокую экспертизу внутри организации.
Этапы предпродажной подготовки (пресейл)
Идеально, если для технической предпродажной подготовки в компании выделен специализированный отдел или отдельный опытный сотрудник. Однако на практике эти обязанности часто ложатся на плечи специалиста по реализации или проект-менеджера. Цели этой фазы включают оценку стоимости и сроков реализации предполагаемого проекта. В рамках пресейл-процесса менеджер проходит несколько ключевых этапов:
- Передача заявки. Специалист по продажам направляет запрос на обработку проекта в пресейл-отдел. Если в организации нет специальной группы, задачу берет на себя проект-менеджер.
- Оценка проекта. Ответственный за пресейл анализирует проект, оценивая необходимые ресурсы и риски. Этот анализ может привести к выводу о невозможности или нецелесообразности реализации проекта.
- Взаимодействие с клиентами. Пресейл-менеджер общается с потребителями, изучает их требования и предпочтения, анализирует проектную документацию. Далее следует совещание с коллегами для обсуждения данных, оценки потребностей клиентов и возможности их удовлетворения с учетом рентабельности.
- Подготовка предложения. Менеджер формирует проектный план, устанавливает его стоимость и сроки.
- Передача результатов. Информация о пресейл-активности передается менеджеру по продажам для дальнейшей работы с клиентом. Если предпродажную подготовку вел конкретный сотрудник, он также может участвовать в последующих переговорах. Грамотно проведенный пресейл часто завершается заключением контракта.
Типы клиентских запросов в фазе пресейла
Идентификация потребностей клиента становится критическим аспектом при разработке проекта, поскольку это напрямую влияет на вероятность заключения соглашения о сотрудничестве. В IT-секторе принято различать четыре основных типа запросов:
- RFI (Request for Information запрос информации). Это наиболее часто встречающийся запрос, через который клиенты стремятся получить обширную информацию о компании, её продукции, преимуществах сотрудничества, а также отзывы других пользователей. Это помогает потребителям формировать мнение о привлекательности предложения. Важно тщательно подготовить презентацию вашего бренда, продукции, ценностей и миссии компании, а также географического положения, чтобы укрепить доверие к вашей организации.
- RFP (Request for Proposal запрос предложения). Часто используемый тип запроса, который направлен на получение конкретного предложения от компании для удовлетворения специфической потребности. Этот запрос позволяет потенциальному клиенту сравнить ваше предложение с конкурентными, чтобы оценить его выгодность.
- RFQ (Request for Quotation запрос коммерческого предложения). Это упрощённая форма RFP, где клиент запрашивает детализированную информацию о стоимости проекта и этапах его реализации. Предоставление чёткого списка работ и дополнительных услуг может улучшить предложение и сделать сотрудничество более привлекательным.
- RFB (Request for Bid запрос на участие в торгах/тендере). Этот тип запроса менее распространён и используется для выбора поставщиков через торги или аукцион, где ключевым элементом является чёткое определение стоимости требуемых работ.
В современном бизнес-контексте лишь немногие компании способны адекватно обрабатывать различные типы запросов, предлагая вместо этого унифицированные решения. Даже в IT-сфере зачастую встречается недостаточная эффективность в обработке запросов. В то же время, правильно организованные предпродажные процедуры могут значительно повысить эффективность бизнеса, что подчеркивает необходимость оптимизации внутренних процессов.
Критерии для формирования пресейл-команды в компании
Рост и развитие компаний редко следуют линейному пути, часто они расширяются в нескольких направлениях одновременно. Определить, настало ли время создать специализированную пресейл-команду, можно, анализируя ключевые аспекты деятельности организации:
- Win Rate. Показатель успешности продаж, приемлемым считается уровень в 20%. Если этот показатель превышает 25%, это отличный результат. Однако, если Win Rate падает ниже 15%, следует серьезно задуматься о налаживании предпродажной подготовки.
- Конверсия из MQL в SQL и из SQL в WIN. Если только небольшая часть потенциальных клиентов переходит к этапу принятия решения о сотрудничестве, это указывает на необходимость улучшения процесса продаж.
- Взаимодействие с клиентами. Недостаток коммуникаций с потребителями снижает вероятность точного определения их потребностей.
- Удовлетворенность клиента. Этот показатель отражает, насколько хорошо продукт или услуга соответствует требованиям покупателя.
Отсутствие специализированного пресейл-специалиста или отдела может привести к снижению объемов продаж и количества заключенных договоров. При оценке необходимости формирования пресейл-команды следует учитывать следующее:
- Постоянство задач. Решите, будут ли задачи пресейла постоянными или временными.
- Ресурсы компании. Оцените, достаточно ли у компании ресурсов для обеспечения зарплаты персоналу и адаптации инфраструктуры под нужды пресейла.
- Планирование сделок. Определите, нуждаются ли вы в разработке стратегий для долгосрочных перспектив или сосредоточении на быстром заключении сделок.
- Создание отдела. Оцените, возможно ли создание пресейл-отдела с нуля или необходимо привлечь уже сформированную команду.
- Масштабирование. Рассмотрите, будет ли отдел пресейла развиваться вместе с компанией.
- Функции специалиста/отдела. Продумайте, нужно ли заниматься тестированием новых направлений или фокусироваться на достижении конкретных целей.
Понимание этих аспектов поможет определить, нужно ли вам просто нанять одного аналитика или сформировать целый отдел для эффективного управления предпродажными процессами.
Компоненты эффективной пресейл-команды
Чтобы пресейл-отдел функционировал успешно, он должен включать следующие ключевые роли:
- Бизнес-аналитик. Этот специалист анализирует операции и потребности клиента, чтобы точно определить, какие проблемы можно решить с помощью предложений компании. Бизнес-аналитик составляет основу для разработки кастомизированных решений для клиента.
- Технический руководитель (Техлид). Задача этого специалиста разработать технические аспекты предложения и определить необходимый для реализации проекта персонал и инструменты.
- Менеджер по проектам. Отвечает за координацию действий всей команды и поддерживает связь с клиентом, обеспечивая плавное продвижение проекта от начала до конца.
- Специалист по продажам (Пресейл-инженер). Этот сотрудник играет центральную роль в коммуникации с клиентом, представляя продукт или услугу в наиболее выгодном свете. Пресейл-инженер активно взаимодействует с заказчиком, выявляет его требования к проекту и передает полученную информацию в производственные подразделения. Эффективность этого сотрудника напрямую влияет на восприятие клиентом предложений компании.
Такая структура команды позволяет комплексно подходить к каждому проекту, обеспечивая глубокое понимание потребностей клиента и эффективное представление продукта или услуги.
Инструментарий предпродажной подготовки
Инструменты, используемые в пресейле, можно классифицировать на четыре основные категории:
- Инструменты анализа ключевых счетов (Account Mapping). Эти инструменты целенаправленно используются для улучшения коммуникации с ключевыми представителями клиентской компании. Чаще всего в переговоры о заключении контракта вовлечены не только руководители, но и спонсоры проекта, лица, принимающие решения (ЛПР), и стейкхолдеры. Account mapping служит для глубокого анализа внутренних процессов заказчика и механизмов принятия решений в компании. Начальный этап маппинга обычно проводят маркетологи и специалисты по генерации лидов, а детализацией занимается специалист по продажам. Этот инструмент особенно полезен для крупных компаний, позволяя определить ключевых сотрудников для обсуждения технических и финансовых аспектов проекта.
- Инструменты идентификации и квалификации клиентов. Включают ABC-анализ и другие методы, которые позволяют сегментировать клиентов по различным категориям и приоритетам. Эти инструменты помогают сфокусироваться на наиболее перспективных клиентах.
- Шаблоны для определения объема проекта (Project Scope Statement). Являются ключевой задачей для команды пресейла, поскольку позволяют четко определить объем, сроки и ограничения проекта, что критически важно для формулирования точного коммерческого предложения.
- Инструменты визуализации данных. Включают разработку презентаций и создание структурных диаграмм, основанных на проведенных анализах. Визуализация усиливает доверие клиентов, предоставляя наглядное представление ожидаемых результатов сотрудничества.
Эти категории инструментов пресейла обеспечивают комплексный подход к подготовке и представлению предложений клиентам, что увеличивает шансы на успешное заключение сделок.
Роль бизнес-аналитика в этапе пресейла
Клиенты аутсорсинговых IT-компаний зачастую занимаются различными видами бизнеса, включая медицину, косметологию, ресторанный бизнес или логистику. Даже если их запросы кажутся однородными, например, разработка веб-сайта, каждый из них нуждается в уникальном подходе, учитывающем специфику их деятельности. Бизнес-аналитик на этапе пресейла играет ключевую роль в точном определении и формулировании этих потребностей клиентов.
Предпродажная подготовка часто связана с временными ограничениями и ограниченным доступом к информации о компании клиента, что увеличивает риск неверного понимания его потребностей и, как следствие, может вызвать проблемы при выполнении контракта. Бизнес-аналитик обеспечивает понимание и правильную интерпретацию требований клиента, минимизируя возможность недопонимания и разрабатывая стратегии, которые будут корректно адресовать эти требования уже на этапе планирования проекта.
В процессе пресейла бизнес-аналитик выступает в качестве основной связующей звена между клиентом, менеджером по продажам и технической командой. Он анализирует данные, ведет общение с каждой из сторон, разрабатывает необходимую документацию и, совместно с командой, проверяет, насколько потребности клиента соответствуют возможностям компании. Он также помогает синтезировать цели клиента и коммерчески выгодные условия в единое предложение.
Основная цель бизнес-аналитика и всей предпродажной подготовки заключается в успешном заключении контракта и трансформации потенциального клиента в постоянного. Бизнес-аналитик исследует, анализирует и предлагает решения, которые не только удовлетворяют запросы заказчика, но и приносят пользу компании. В зависимости от размера клиентской фирмы объем его работы может варьироваться, но в любом случае он задействован в разработке проекта, подготовке коммерческого предложения и в итоге в обеспечении успешной реализации договоренностей.
Проблемы, с которыми сталкивается пресейл-менеджер
Пресейл-менеджеры встречаются с разнообразными вызовами в своей профессиональной деятельности:
- Высокие ожидания клиентов. Клиенты часто обращаются с амбициозными запросами, требующими быстрого и экономичного исполнения. Когда требования клиента нереально удовлетворить, важно умело налаживать коммуникацию. Объяснение реальных возможностей и предложение оптимальных решений помогает установить доверие и способствует заключению контракта.
- Сотрудничество с отделом продаж. Менеджеры по продажам нуждаются в постоянном обучении для ознакомления с новшествами и приоритетами компании, что предотвращает принятие неэффективных решений.
- Сжатые сроки. Пресейл часто требует быстрого выполнения, чтобы предотвратить изменение клиентом своих требований или переход к конкурентам.
- Обработка возражений. Клиенты могут отказываться от сделок по разным причинам, считая проект слишком дорогим, сложным или рискованным. Пресейл-менеджер должен быть подготовлен к аргументированному ответу на распространенные возражения и корректно направлять клиента к подписанию договора.
- Нехватка квалифицированного персонала. Разработка сложных проектов требует участия множества специалистов. Найти необходимых профессионалов в условиях ограниченных временных рамок бывает сложно.
Квалифицированный пресейл-менеджер, обладающий необходимыми навыками, способен эффективно справляться с вышеупомянутыми трудностями. Ключевые навыки включают умение строить конструктивный диалог, эффективно взаимодействовать как с клиентами, так и с командой продаж, а также управлять временем в условиях сжатых дедлайнов.
Оценка эффективности пресейл-действий
Помимо стандартного показателя эффективности Win rate целесообразно анализировать ряд дополнительных метрик:
- Количество полученных запросов RFx.
- Эффективность обработки запросов RFx.
- Частота взаимодействий с потенциальными клиентами.
- Детализация клиентской базы, включая ключевых лиц принятия решений и основные проблемы клиента.
- Уровень удержания текущих клиентов.
- Объем продаж к постоянным клиентам.
- Длительность цикла сделки.
Регулярный мониторинг этих показателей позволит точно оценить, насколько эффективны решения, предложенные клиентам.
Пресейл иногда критикуется за высокую стоимость, которая не всегда оправдывает себя. К основным причинам таких затруднений относятся:
- Отсутствие четкого понимания целевой аудитории.
- Недостаточная эффективность коммуникаций, особенно если клиент взаимодействует только с одним представителем компании, что уменьшает доверие к многопрофильной специализации команды.
- Ошибки в определении ключевых контактов на стороне клиента, что является важной задачей пресейла.
- Проблемы в управлении продажами. Важно понимать, что коммуникация с клиентом продолжается на всех этапах воронки продаж.
- Разделение воронки продаж на три основных этапа: подготовка предложения, его презентация и сбор обратной связи с последующими корректировками, поможет более эффективно управлять процессом. Каждый этап требует внимания компетентных специалистов, способных оценивать и улучшать эффективность работы.
Предпродажная подготовка не менее важна, чем заключение сделок. В условиях конкуренции, когда клиент обращается с запросами в несколько компаний одновременно, быстрая и качественная реакция на его потребности значительно повышает шансы на успех. Ведение точной аналитики и улучшение качества предложений способствуют росту конверсии и достижению бизнес-целей.
