Программные решения от компании «1С» пользуются широкой популярностью в бизнес среде. Это эффективные инструменты для автоматизации процессов и упрощения ведения предпринимательской деятельности. Чтобы взаимодействие с системой 1С протекало максимально эффективно, ее нужно правильно внедрить и регулярно обновлять.
Что такое внедрение
Под внедрением понимается установка 1С, его последующая настройка, доработка функционала, перенос данных и обучение штата сотрудников. После завершения процедуры внедрения программа полностью готова к работе. Уже спустя короткий промежуток времени можно заметить улучшение показателей: работа выполняется быстрее, прибыль растет, а затраты наоборот снижаются.
В зависимости от того, какие бизнес-процессы компания хочет автоматизировать, для нее подбирается подходящая типовая конфигурация. Если перед системой стоят узкопрофильные задачи, разрабатывается нетиповая конфигурация с уникальными функциями и опциями.
Стандартный процесс внедрения выглядит следующим образом:
- анализ задач и выбор подходящей конфигурации;
- изучение бизнес-процессов и составление ТЗ;
- установка конфигурации и ее настройка;
- перенос данных в базу;
- доработка функционала согласно требованиям заказчика;
- настройка интеграции с другими сервисами и системами;
- тестовый запуск;
- обучение сотрудников;
- запуск итоговой версии в работу;
- техподдержка системы.
Поскольку цели и задачи, стоящие перед бизнесом, бывают разными, некоторые пункты из этого списка можно менять местами или вовсе пропускать. Самое главное – минимизировать риски возникновения ошибок.
Возможные проблемы при внедрении
Первое, с чем могут возникнуть проблемы – цели. Если их неправильно определить, можно выбрать конфигурацию, которая не подходит бизнесу. В итоге вместо улучшения показателей, будет прямо противоположный результат. С целями, как и с требованиями к системе, стоит определиться до начала непосредственного внедрения. В противном случае процесс может сильно затянуться.
Например, изначально заказчик планировал перенести из старой программы данные за последние два месяца, но в процессе внедрения передумал и решил, что период нужно увеличить до одного года. Из-за этого разработчикам придется многое переделывать и дедлайн придется переносить.
Иногда сотрудники не серьезно относятся к обучению и тестированию новой системы. После внедрения конфигурация отдается на тест будущим пользователям, которые должны выявить баги и сообщить о них. Но так происходит не всегда. После старта полноценной работы, оказывается, что в информационной базе все-таки есть ошибки, однако об их существовании никто раньше почему-то на сказал.
Когда необходимо внедрение
Для начала стоит рассмотреть ситуации, в которых внедрение 1С просто необходимо компании. Вариантов здесь несколько:
- компания только недавно вышла на рынок – в этом случае автоматизировать ключевые процессы и наладить учет лучше с самого начала. По мере развития бизнеса сделать это будет намного труднее;
- компания масштабируется или запускает новое направление – подобные процессы сопряжены с большим количеством новых задач, которые помогают решить программные продукты от фирмы «1С»;
- проблемы с поддержкой – некоторые предприятия используют устаревшие системы учета и автоматизации, которые сегодня довольно сложно поддерживать. Во избежание проблем лучше переходить на современные решения;
- текущая программа не позволяет создавать отчетность, на основе которой может формироваться прозрачная аналитика. Из-за этого руководство допускает ошибки в стратегическом планировании.
Отказаться от внедрения 1С можно лишь в одном случае: если существующая учетная система полностью справляется с поставленными задачами, стабильно работает и не имеет проблем с технической поддержкой. Однако даже в этом случае, не стоит забывать про своевременную установку обновлений.
Часто встречаемые проблемы с внедрением
С проблемами может столкнуться абсолютно любой бизнес, независимо от его масштаба, сферы деятельности и компетентности сотрудников IT-отдела. Есть перечень наиболее часто встречающихся ошибок, которые могут к этому привести.
Неподходящая конфигурация
Если на начальном этапе были поставлены некорректные задачи, которые предстоит решать системе, то организация не получит ожидаемого результата. При этом деньги на приобретение программного обеспечения и оплату работы сотрудников уже потрачены.
Неправильная настройка
Ошибки, допущенные на этапе настройки системы, сказываются на рабочем процессе сотрудников и их эффективности. Вследствие этого возрастают риски для компании. Она может потерять прибыль, лояльность клиентов и репутацию у контрагентов и партнеров.
Проблемы с загрузкой базы данных
Когда в ходе внедрения старая система заменяется на новую, возникает вопрос переноса данных с одной платформы на другую. Как правило, объем информации довольно большой. Это сведения по бухгалтерии, складскому учету, управлению продажами и прочее. Необходимо сформировать информационную базу и перенести ее без потери важных данных. Здесь от разработчика требуются высокие профессиональные навыки, точность и аккуратность.
Сотрудники выступают против внедрения ПО
Данная проблема заключается в том, что сотрудники не хотят работать в новой системе. Они отказываются проходить обучение, изучать новые темы, осваивать инструменты и развиваться в профессиональном плане. Все это становится серьезной проблемой для руководства и компании в целом. Универсального решения в этом случае не существует. Однако исправить ситуацию можно за счет качественно организованного обучения. Нужно использовать понятные мануалы, наглядные примеры, а также поддержку опытных наставников.
Проблемы с интеграцией в имеющуюся инфраструктуру
Зачастую компании пользуются сразу несколькими автоматизированными системами. Поэтому задача программиста, внедряющего 1С, максимально органично интегрировать решение в существующую инфраструктуру. Полученный механизм должен работать слажено и без ошибок.
Этапы внедрения
Внедрение систем для автоматизации – это важный шаг для любого бизнеса. С помощью этого инструмента компания может в несколько раз повысить эффективность и производительность своей работы.
Процесс внедрения включает в себя:
- предварительное исследование – это начальный этап, на котором специалисты собирают информацию о компании, анализируют бизнес-процессы и текущую ситуацию, знакомятся с требованиями и пожеланиями заказчика, а также определяют объем предстоящей работы. На основе этих данных составляется техническое задание и рассчитывается бюджет;
- установка ПО – установка программного решения и его настройка зависят от потребностей предприятия. На этом же этапе проводится тестирование продукта с целью проверки его работоспособности;
- запуск программного продукта – после того, как были проведены тестирование и настройка, решение вводится в эксплуатацию. Также на этом этапе проводится тестовый запуск, который должен показать, как система будет вести себя при взаимодействии с реальным объемом данных;
- техподдержка и обслуживание – это обязательные для проведения процедуры после ввода программы в эксплуатацию. Нужно регулярно проверять работоспособность продукта, исправлять возникающие баги, а также периодически устанавливать необходимые обновления.
Важно понимать, что внедрение продуктов 1С – это довольно продолжительный процесс, требующий детальной подготовки и профессиональной реализации. Чем качественнее пройдет данная процедура, тем больше пользы получит компания в долгосрочной перспективе.
Чем выгодно внедрение для бизнеса
Обращаясь к специалистам по внедрению продуктов 1С, бизнес может рассчитывать не только на улучшение показателей работы, но и еще на ряд преимуществ:
- автоматизация бизнес-процессов, что сокращает временные затраты на выполнение рутинных задач. К примеру, автоматизация бухучета позволяет ускорить процесс составления отчетности и снизить количество ошибок;
- оперативное получение сведений о ситуации внутри организации и постоянный контроль выполнения задач;
- взвешенное принятие стратегических решений и быстрое реагирование на изменения внутри бизнеса;
- оптимизация наиболее важных бизнес-процессов, что способствует росту прибыли;
- улучшение уровня обслуживания за счет оптимизации процессов, связанных со складским учетом, обработкой заказов и анализом данных о контрагентах и клиентах.
Преимущества 1С перед аналогичными продуктами
Сегодня на рынке представлено множество систем автоматизации бизнеса. Продукты компании «1С» выделяются среди них за счёт ряда преимуществ:
- охват большого количества задач в рамках одного продукта. Типовые конфигурации 1С позволяют одновременно вести кадровый и складской учёт, управлять продажами и закупками, формировать отчетность. Все это ведёт к росту эффективности и сокращению времени выполнения задач;
- наличие удобного и понятного пользовательского интерфейса, что значительно упрощает работу коллектива и позволяет проводить обучение в сжатые сроки;
- предоставление высококвалифицированной техподдержки, оперативно решает возникающие в процессе работы проблемы;
- функционал настраивается исходя из индивидуальных потребностей конкретного бизнеса. Это повышает точность учёта и улучшает качество обслуживания;
- наличие как типовых, так и нетиповых конфигураций, подходящих для решения самых разноплановых задач из различных сфер;
- высокая степень защиты информации и персональных данных, что чрезвычайно важно в некоторых сферах ведения бизнеса;
- возможность взаимодействия с базой в онлайн режиме, что позволяет сотрудникам выбирать удаленный формат работы.
Использование продуктов 1С открывает перед бизнесом широкие возможности для автоматизации и оптимизации всех ключевых процессов, протекающих в компании.
Чтобы в результате внедрения получить ожидаемый результат, необходимо заранее определиться с индивидуальным требованием к будущей системе учета.