Сложные проекты требуют разбиения задач на наиболее мелкие и управляемые сегменты. В результате работа с проектом становится намного проще. Существует процесс, позволяющий структурировать этапы проекта и систематизировать поставленные задачи. Она носит название — иерархическая структура управления проектом WBS (Work Breakdown Structure).
Что такое WBS и зачем она нужна
WBS называют структурной декомпозицией работ (СДР) или просто иерархической структурой. Это методика планирования, использующая распространённый способ тайм-менеджмента: чтобы решить большую задачу, нужно разделить ее на маленькие. WBS активно применяют не только в управлении проектами, но и во множестве других областей.
С помощью WBS огромные проекты разделяют на мелкие и простые части. Например, на блоки, состоящие из задач, а задачи, в свою очередь, делятся на подзадачи. Образуется иерархическая схема, содержащая весь комплекс работы над проектом.
WBS применяют, в целях оперативного получения данных об объеме предстоящих работ. Это нужно, чтобы максимально точно оценить время, затраты и денежное выражение проекта.
Также WBS помогает:
- обозначить «контрольные точки» проекта и описать результаты, которые необходимо получить, пройдя каждую из них;
- построить прогноз дополнительных затраты;
- установить связи различных работы по проекту;
- верно определить приоритетность задач;
- ответить на вопрос о том, сколько специалистов потребуется и верно распределить нагрузку на них;
- назначить ответственных за решение каждой задачи;
- наладить систему коммуникаций в команде;
- предвидеть трудности и снизить уровень риска.
Иерархическая структура делает проще формирование стратегии работы над проектом. Это описание последовательности выполнения всей работы, установление сроков и назначение ответственных за реализацию каждого этапа проекта.
Принципы структурной декомпозиции
Принципы WBS — это правила разборки проекта на части. Авторы описывают самые разные принципы. Наиболее популярными являются пять из них.
- В схеме должно найтись место для всех этапов работы над проектом, поскольку каждый из них может оказать свое влияние на результат. Попытки исключения какого-то второстепенного этапа порождают различные риски.
- В ходе проведения декомпозиции необходимо соблюдать иерархию. Каждый подпункт должен происходить только из одного «родительского» пункта. Задачи не могут дублироваться.
- Верхние блоки — это основные этапы работы над проектом. Все они обладают своими исходными данными.
- Этапы необходимо декомпозировать, превратить в самые простые задачи. Если работа по силам только нескольким сотрудникам, то задача поддаётся декомпозированию.
- Схема не может содержать разночтений. Каждая задача снабжается описанием и приводится дедлайн, для ее выполнения назначается ответственный и указывается нужный результат.
Как группировать задачи по модели WBS
Крупные проекты связаны с обилием задач, неясностью сроков, большим объёмом согласований. В силу этого масштабные задачи рекомендуется прорабатывать по модели WBS или структурной декомпозиции.
Главное преимущество в том, что будут выделены блоки, которые дадут представление об отдельных нюансах. Появляется возможность обосновать перед клиентом бюджет проекта и сроки его реализации.
Полученная в силу применения метода WBS схема станет планом выполнения всего проекта. Возможно, что в ходе работы появится необходимость внести некоторые корректировки, но основная структура поменяться не может.
Как сделать структурную декомпозицию работ
Декомпозиция может быть выполнена одним менеджером проектов. Возможно и привлечение к этой работе целой команды специалистов. В целях формирования полной иерархической схемы работ, необходимо сделать семь шагов.
Постановка задачи
Устанавливают, какого результата нужно добиться. Оптимально, если сразу будут выделены определённый цели проекта, например, разработать сайт компании с детальным перечислением услуг и стоимостью каждой из них.
Что нужно для достижения цели
На втором шаге мы ищем результаты, нужные для достижения определенных целей, они же становятся основными этапами работы:
- проанализировать конкурентов, рынок и сам бизнес;
- написать и утвердить техническое задание;
- создать дизайн;
- установить метод разработки и подготовить программный код;
- осуществить верстку страниц;
- подготовить и разместить текст и графику.
Формируем перечень блоков работ
Третий шаг сводится к выделению основных этапов. Каждый блок должен иметь определённый результат. Например, на этапе формирования техзадания — создать документ, который описывает требования к сайту.
Блоки делятся на задачи
Каждый этап проходит детализацию до отдельных задач, а для них мы устанавливаем дедлайн. На базе этих данных становится реально выявить сроки готовности каждого блока и всего проекта.
Распределение задач по сотрудникам
Этот шаг требует анализа трудозатрат и распределения задачи по сотрудникам. Если они не в состоянии завершить в срок все работы, будет разумно пригласить подрядчиков и назначить тех сотрудников, кому будет поручено контролировать их результативность.
Определение бюджета
На основе стоимости работы своих сотрудников и подрядчиков, требуется рассчитать цену всей работы. Если это необходимо, то рассматриваются ещё и другие затраты, например, на покупку ПО — СУБД, средств разработки, графических редакторов и подобного.
Расстановка контрольных точек
В силу декомпозиции проект полностью детализирован, поэтому контролировать ход выполнения каждой задачи уже не нужно. Однако следует найти контрольные точки — ключевые этапы реализации проекта. Обычно результат, полученный при достижении такой точки, требуется обсудить и утвердить с клиентом.
Как визуализировать WBS
Результат применения метода WBS практически всегда визуализируют — создают схему, отражающую иерархию решаемых задач. Используются разные практические средства визуализации. Остановимся на наиболее популярных решениях.
Иерархическая таблица
Представляет собой перечень задач в виде таблицы. В первой колонке приводятся названия блоков, задач и подзадач, в других — даты старта и завершения процессов, время решения, имена ответственных сотрудников и другие сведения.
Древовидная структура
Наиболее простой метод представления данных. Таблица представляется в качестве перевёрнутого дерева. Наименование проекта находится сверху, а вниз идут «ветви» — задачи и подзадачи.
Диаграмма Ганта
Это график работ, представленный в виде двумерной диаграммы, состоящей из множества отрезков, находящихся вдоль оси времени (t). Каждый отрезок представляет собой одну задачу. Диаграмма отображает сроки выполнения задачи и отвечает на другие вопросы.
Диаграмма PERT
Дает более подробную информацию, чем диаграммы Ганта. Существует возможность отображать даты начала работы и окончания выполнения задачи, сколько из отведенных часов уже использовано и сколько ещё можно использовать. Показывает взаимосвязи между задачами, что важно для гибкого планирования.
Хорошо подходит для применения метода WBS по отношению к мини-проектам. Внушительное количество задач сделает визуальную картину довольно запутанной.
Заключение
Реализация метода структурной декомпозиции WBS займёт довольно много времени, поскольку потребуется пошагово отразить выполнение большого проекта. Однако профессионально составленная схема с дедлайнами, ответственными лицами и денежным выражением решения каждой задачи будет способствовать структурированию работы, составлению четкого плана и обоснованию стоимости проекта.
