IT-аутсорсинг – это передача функций организации, связанных с техническим обеспечением рабочего процесса, сторонней компании, специализирующейся на этом направлении. Сюда входят: обслуживание различной техники (компьютеры, принтеры, серверы, сканеры и др.), своевременная установка программного обеспечения (ПО) и многое другое. Заказчик и исполнитель заключают договор, по условиям которого последний гарантирует выполнение обязательств в соответствии с заявленными требованиями.
Польза от перехода на IT-аутсорсинг
Все больше организаций предпочитают делегировать ряд технических задач сторонним компаниям. Это позволяет:
- сконцентрироваться на решении профильных задач;
- получить качественный уровень IT-услуг, который не может быть достигнут усилиями пары сотрудников из штата;
- сэкономить на обслуживании IT-инфраструктуры;
- наладить комплексный контроль работы IT-инфраструктуры;
- оптимизировать бизнес за счет стабильной работы технической составляющей;
- проводить профессиональные консультации для сотрудников;
- улучшать бизнес-процессы за счет внедрения новинок индустрии.
Помимо этого, IT-аутсорсинг подразумевает работу между взаимосвязанными сотрудниками, что обеспечивает поддержку всей инфраструктуры компании.
IT-аутсорсинг: ключевые виды
В IT-сфере аутсорсинг бывает трех основных видов, каждый их которых определяется полнотой процессов, передаваемых исполнителю.
Ресурсное обслуживание
Заказчик арендует серверы или получает персонал с необходимыми навыками и умениями. Клиент самостоятельно управляет ресурсами аутсорсинга и берет на себя ответственность за реализацию всех процессов. В их обязанности системных администраторов входит устранение неисправностей, поддержка качественного функционирования серверов, создание резервных копий и др.
Сервисное обслуживание
Другое популярное название — функциональный IT-аутсорсинг. Перед исполнителем ставится задача — обеспечить работоспособность конкретных серверов. Например, вопросы, связанные с ПО, решает клиент, а задачи по обеспечению работоспособности и поддержке функциональности передаются сторонней компании. Отличие от предыдущего вида заключается в том, что специализация нанимаемых сотрудников, как и их количество, перестает играть решающую роль. Главная цель подрядчика — качественное выполнение поставленных задач.
Стратегическое обслуживание
Клиент полностью передает свою IT-инфраструктуру в руки профильной компании. Исполнитель проводит аудит, консалтинг, занимается поддержанием надежности и производительности. При необходимости инфраструктура масштабируется с учетом пожеланий заказчика. Такой вид аутсорсинга удобен для больших компаний, чьи локальные сети включают в себя огромное количество компьютеров и серверов.
Ключевые преимущества IT-аутсорсинга
Среди основных достоинств принято выделять:
- увеличение времени на работу с профильными задачами. Вопросы, связанные с IT-сегментом, могут сильно тормозить бизнес-процессы. Например, ошибки в работе 1С влияют на продажи;
- поддержание работоспособности всей инфраструктуры, а также улучшение ее надежности и безопасности;
- возможность сэкономить на штатных IT-сотрудниках, которые для компании обходятся довольно дорого. В случае с аутсорсингом количество специалистов может варьироваться в зависимости от объема работ;
- передача ответственности исполнителю. Именно последний отвечает за качество предоставляемых услуг. Если что-то пошло не так он должен или ликвидировать проблему, или вернуть деньги.
IT-аутсорсинг позволяет бизнесу развиваться, благодаря автоматизации рутинных задач, повышения отказоустойчивости веб-ресурсов компании (сайта, интернет-магазина, мобильного приложения), используя новейшие технологии для сокращения убытков и повышения прибыли.
IT-аутсорсинг или внутренний IT-отдел
Заниматься формированием собственного штата IT-специалистов выгодно крупным компаниям со стабильным и высоким доходом, способным покрыть все сопутствующие издержки. Профессиональные программисты и системные администраторы высоко ценятся на современном рынке труда, поэтому уровень зарплат у них соответствующий. Если фирма не может себе позволить содержание таких работников или специалисты нужны для краткосрочного сотрудничества, то целесообразно воспользоваться услугами IT-аутсорсинга.
Кроме того, сам найм сотрудников в штат занимает большое количество времени. В компании должен быть человек, например, технический директор, который сможет оценить профессиональный уровень соискателей.
Аутсорсер по сравнению со штатным специалистом намного выгоднее. В своей работе он нацелен на результат, поскольку именно за него платит заказчик.
Собственный IT-отдел может оперативно решать возникающие проблемы, находясь при этом в постоянном контакте с пользователями. Однако аутсорсеры нацелены на стабильную работу без сбоев, поэтому нештатные ситуации в этом случае большая редкость.
Еще одной причиной отказаться от формирования собственного штата IT-специалистов являются издержки, на которые компании придется пойти в случае замены хотя бы одного участника команды. Обращаясь в стороннюю фирму, заказчик избавляет себя от проблем, связанных с поиском и подготовкой квалифицированных кадров.
Главное преимущество аутсорсинга — это возможность получить качественные услуги по цене, уступающей привлечению внутренних ресурсов компании.
Подготовка к передаче IT-задач на аутсорс
Стандартный алгоритм перехода на IT-аутсорсинг выглядит следующим образом:
- проведение IT-аудита, определение необходимости перехода и обоснование решения;
- выбор компании-подрядчика;
- составление договора и последующее его подписание;
- переход от одного формата работы к другому;
- контроль за соблюдением условий договора;
- завершение или продление контракта.
Готовясь перейти на аутсорсинг, необходимо провести анализ существующих бизнес-процессов. После этого можно приступать к формированию стратегических задач и показателей эффективности, на основе которых будут оцениваться достигнутые цели.
Анализируя актуальную ситуацию в компании, отдельное внимание необходимо уделить штатному персоналу. Важно понимать, насколько каждый из сотрудников соответствует задачам компании. В случае возникновения проблем с проведением аудита, лучше обратиться за помощью к профессионалу. Он не только соберет всю необходимую информацию, но и на ее основе расскажет о текущем состоянии дел.
Признаками того, что должность занимает некомпетентный сотрудник, являются:
- низкий уровень эффективности, вызванный некорректным ПО или невозможностью его обновить;
- нехватка знаний и/или опыта для работы с новым программным обеспечением и интегрированием его в действующую систему;
- низкая скорость подключения к интернету, не связанная с проблемами на стороне провайдера;
- некорректная настройка IP-телефонии.
Сделать взаимодействие с исполнителем более продуктивным поможет создание специальной службы заказчика. Находясь внутри организации, она способна контролировать качество работы аутсорсера. Таким образом заказчик может быть уверен в том, что все будет выполнено согласно условиям договора.
Как выбрать исполнителя
При выборе подрядчика рекомендуется обращать внимание на такие факторы:
- опыт предоставления подобных услуг;
- положительные отзывы;
- спектр оказываемых услуг. Чем их у IT-аутсорсера больше, тем выгоднее заказчику;
- подробный SLA, в котором прописаны все обязанности и гарантия.
Отдельное внимание стоит уделить стоимости услуг. Качественное обслуживание дешево стоить не может, и это нужно учитывать.
Какие задачи можно отдать на IT-аутсорсинг, а какие не стоит
С помощью аутсорсинга заказчик может передать сторонней компании решение второстепенных процессов, не влияющих на принятие значимых решений. Таким образом у него появляется возможность заниматься функциональным управлением бизнес-процессами. То есть речь идет про повышение эффективности всей работы компании.
Отдавать на IT-аутсорсинг стоит следующие позиции:
- Управление IT-инфраструктурой. Это позволит улучшить производительности, и сделать расходы на это направление прозрачными. Появится возможность экономить на обслуживании системы, коммунальных платежах и покупке лицензий.
- Управление приложениями и поддержка рабочих мест. В этом случае клиент получает возможность снизить стоимость владения приложениями для бизнеса, а также улучшить результативность рабочих мест.
- Service Desk. Заказчик получает положительные отзывы от пользователей, а также отсутствие технических неисправностей.
На аутсорсинг лучше не отдавать вопросы, связанные с проектированием архитектуры. В случае возникновения в бизнес-сфере новых изменений, на них следует реагировать быстро и эффективно. Владение процессом проектирования позволяет постоянно держать руку на пульсе.
То же самое касается критических сервисов. Из-за того, что на них основаны ведущие бизнес-процессы, курировать эту область должен собственный IT-отдел.
Сложности, с которыми можно столкнуться при переходе на IT-outsourcing
Качественная подготовка к переходному процессу позволяет минимизировать сложности, вызванные изменениями. Если все было сделано правильно, то проблем возникнуть не должно. Однако встречаются ситуации, которых можно было бы избежать. Среди них стоит выделить:
- фиксация процессов взаимодействия заказчика и подрядчика;
- одностороннее внесение изменений в обслуживание системы;
- изучение персоналом нового свода правил и обязанностей.
Избежать возникновения конфликтных ситуаций поможет договоренность между заказчиком и исполнителем, в которой будут обозначены пути решения каждой из возможных проблем.
Полная стоимость услуг подрядчика зависит от количества услуг, сложности работ и места нахождения исполнителя. Многие предлагают сервис под ключ. Цены на комплексное обслуживание будут ниже, чем оплата разовых работ отдельного специалиста.
