Бизнес-аналитика (от англ. Business Intelligence) – это взаимодействие с большим объемом данных, отражающих эффективность работы компании. Изучение показателей, сбор и анализ информации – все это помогает принимать управленческие решения, способствующие дальнейшему развитию. Крупные компании стараются автоматизировать данные процессы, поэтому внедряют в свою деятельность специальные BI-системы.
С каждым годом их популярность растет. В них работает топ-менеджмент компаний, владельцы бизнеса, начальники отделов и рядовые менеджеры. Более того, существуют специалисты, работающие непосредственно с этими системами, например, BI-инженеры или BI-аналитики.
Что такое BI-системы
BI-система – это программный продукт, собирающий и анализирующий большой объем информации, на основе которой формируются отчеты. Источником данных могут выступать облачные и файловые системы, базы данных и другие информационные площадки.
В основе BI-систем лежит процесс, получивший название ETL. Он отвечает за извлечение данных, их преобразование и загрузку. В общем виде система работает по следующему алгоритму:
- сбор информации – данные могут извлекаться из CRM и ERP систем, Excel-таблиц, PDF-файлов, различных баз данных. Происходить данный процесс может в автоматическом режиме или после соответствующего пользовательского запроса;
- обработка информации – собранные данные преобразуются в удобный для системы формат. После чего происходит анализ и структурирование, в ходе которых выявляются ключевые показатели;
- визуализация информации – система создает отчетность и демонстрирует ее в наглядном виде с помощью графиков, дашбордов и других средств. Последние представляют собой информационный инструмент для визуализации метрик, собранных на одном экране.
Сгенерированные отчеты используют в своей работе руководители компаний, аналитики, руководители отделов, product-менеджеры и другие сотрудники. BI-системы позволяют создавать различную отчетность, в которой будут отражены данные, нужные конкретному специалисту. Благодаря этому работа компании оптимизируется. Не нужно работать с разными системами, анализировать большие массивы информации, сравнивать ее и вручную высчитывать нужные показатели. Программа сделает это автоматически и представит все в удобном виде.
С BI-системами обычно взаимодействует крупный бизнес, для которого свойственно работать с большими объемами данных. Настройкой такого ПО обычно занимаются бизнес- или BI-аналитики. Все зависит от того, какими специалистами располагает компания.
Иногда BI-системы приравнивают к системам сквозной аналитики. Несмотря на то, что обе занимаются сбором данных, они имеют кардинальные различия. Последняя работает с информацией, относящейся к сфере продаж. Ее используют пиарщики и SMM-специалисты. Она собирает данные из CRM-систем, рекламных площадок и ресурсов с веб-аналитикой.
BI-системы способны обрабатывать намного больше информации. Они анализируют данные из различных сфер, включая логистику, производство, финансы и прочее. С их помощью можно создавать отчеты, отражающие всю операционную деятельность бизнеса. По сути, сквозная аналитика является одной из составных частей BI-системы.
Для чего нужны BI-системы
Поскольку BI-системы собирают самые разные данные, они подходят для решения разноплановых задач. Например, с их помощью можно:
- узнать потребности потребителей и создать продукт, способный их удовлетворить;
- выяснить причины снижения показателей и продумать стратегию, которая исправит допущенные ранее ошибки;
- найти слабые звенья в бизнес-процессах;
- собрать аналитику по продажам и выявить показатели, требующие дополнительного внимания;
- контролировать распределение ресурсов, основываясь на собранных данных. Это помогает избежать ошибок при планировании закупок.
Внедряя BI, компании становятся более эффективными и конкурентоспособными, поскольку многие задачи получается решать более оперативно по сравнению с бизнесом, отказавшимся от использования подобного программного продукта. Современные BI-системы способны не только анализировать информацию и создавать отчетность. После внедрения в них искусственного интеллекта, они подсказывают пользователям возможные пути решения определенных задач.
Внедрение BI-систем
Ввиду сложности процесса, внедрение может занимать довольно длительный промежуток времени, вплоть до нескольких лет. Он затрагивает многих специалистов: программистов, BI-аналитиков, рядовых менеджеров и других сотрудников, которым предстоит работать с системой.
Программисты отвечают за процесс разработки, а BI-аналитики занимаются проектированием архитектуры. Чтобы система работала корректно, разработчики должны четко понимать, какие задачи ей предстоит выполнять. Об этом им рассказывают пользователи, для которых данный продукт создается. Процесс внедрения состоит из нескольких, технически сложных этапов. Каждый из них отражается на итоговом результате. Ключевыми являются следующие:
- определение задач – пользователи перечисляют отчеты, которые должна будет формировать система. Обычно требования выстраиваются в иерархическом порядке, начиная с потребностей руководства, заканчивая потребностями рядовых сотрудников. За сбор и структурирование этой информации отвечает аналитик;
- определение набора данных – на этом этапе решается, какая информация понадобится для формирования отчетности и располагает ли ей компания. Если нет, то важно определить источники, из которых она будет собираться;
- поиск подходящих источников – здесь принимают участие программисты, аналитики и сотрудники. Совместно они решают, из каких программ, и сервисов система аналитики будет получать данные. Каждый из источников анализируется и проверяется на предмет корректности передаваемой информации. Если с этим возникают проблемы, следует процесс доработки или замены;
- выбор системы – в зависимости от выбранных ранее источников и перечня требований сотрудников аналитик подбирает подходящую систему;
- настройка – на этом этапе происходит сразу несколько важных процессов. В начале настраивается хранилище информации, после происходит синхронизация с источниками и создание пользовательского интерфейса. Перед аналитиком стоит задача трансформировать требования в четкое и понятное ТЗ для разработчиков. Итогом работы должен стать продукт, содержащий все необходимые отчеты;
- тестирование – здесь данные проверяются на корректность. От их правильности будут зависеть отчеты и принимаемые сотрудниками решения. В случае необходимости визуальное представление метрик максимально детализируется. Проверкой системы могут заниматься как отдельные специалисты – тестировщики, так и сотрудники компании, для которых она создавалась;
- обучение штата – заключительный, но крайне важный этап. Чтобы сотрудники могли эффективно работать с BI-системой, они должны в ней разбираться. Знакомство с программой может осуществляться через учебные видеоматериалы или руководства пользователя.
После окончания процесса внедрения, сотрудники начинают активно взаимодействовать с системой. Менеджеры работают с отчетами, корректируя свою работу в зависимости от полученных данных. В случае возникновения вопросов они обращаются за помощью к аналитикам. Они также анализируют полученную информацию и на ее основе создают новые стратегии, способные увеличить прибыль. Аналитики постоянно контактируют с программистами, которые при необходимости могут доработать систему.
Примеры BI-систем
Рынок предлагает довольно много продвинутых систем аналитики. Однако многие из них недоступны для российского бизнеса. Раньше у отечественных компаний пользовалась спросом платформа Microsoft Power BI. Сегодня нельзя купить данную программу или оформить на нее подписку, поэтому выбирать приходиться продукты от российских разработчиков или из стран, продолжающих сотрудничать с клиентами из РФ.
Сейчас наиболее актуальны следующие программные решения:
- Superset – система, позволяющая создавать интерактивные дашборды и разнообразные отчеты. ПО бесплатно и может дорабатываться разработчиками, поскольку распространяется с открытым исходным кодом. Это позволяет добавлять самые разные элементы, в том числе проводить интеграцию с любыми сторонними системами. Использовать данный продукт лучше в тех случаях, когда у компании есть собственная команда разработчиков, способных самостоятельно развивать систему бизнес-аналитики.
- Luxms BI – отечественный продукт, созданный одноименной петербургской компанией. Преимуществом является возможность оперативного добавления дашбордов любой сложности. Система позволяет настраивать визуальную составляющую, гибко работать с данными, при этом даже не нужно разбираться в программном коде.
- FineBI – решение, представленное китайской компанией FanRuan Software. Система довольно просто внедряется, имеет широкие возможности, хорошо масштабируется, а также предлагает набор готовых интеграций с разными источниками. ПО во многом схоже с западными аналогами, поэтому его часто выбирают компании, пользовавшиеся ими ранее.
Выбор BI-системы
При подборе системы важно обратить внимание на несколько ключевых моментов:
- функциональность – система должна полностью закрывать рабочие потребности сотрудников. Например, отчеты рекомендуется создавать максимально детализированными, чтобы была возможность увидеть все интересующие показатели;
- цена – большинство систем дорогие. Если бизнес ограничен в средствах, лучше обратить внимание на другие, более бюджетные решения; соответствие целям и задачам компании – перед тем как внедрять BI-систему, нужно понять, для чего это делается, какую информацию планируется собирать и какие источники предполагается использовать;
- удобство – интуитивно понятный интерфейс является несомненным преимуществом. Если в системе сложно разобраться, эффективность работы сотрудников будет заметно снижаться, что в конечном итоге негативно скажется на прибыли.
Заключение
BI-системы – это полезный программный продукт, ориентированный на крупные компании. Он позволяет собирать подробную аналитику и представлять ее в удобном виде. Таким образом, компания может решать разнообразные задачи. Например, узнать потребности целевой аудитории, автоматизировать бизнес-процессы или проанализировать показатели за определенный промежуток времени.
Если планируется внедрять BI-систему, нужно быть готовым к тому, что процесс может оказаться длительным. Обычно в нем принимают участие не только программисты и аналитики, но и рядовые пользователи, которые помогают формулировать требования к будущему продукту. Они же участвуют в тестировании созданной системы.
Выбранное программное решение должно обладать всеми необходимыми функциями и удовлетворять потребностям компании. Особе внимание стоит уделить пользовательскому интерфейсу. Лучше, если он будет простым и интуитивно понятным.
