Что такое дедлайн простыми словами, что значит и где применяется

Слово «дедлайн» хотя бы раз слышал каждый. В русском языке оно появилось более 30 лет назад и сегодня используется в самых разных сферах. В дословном переводе означает «мертвую линию» или «крайний срок», что нередко пугает сотрудников компаний. Так происходит из-за того, что люди не до конца понимают смысл этого офисного термина, не знают о его разновидностях и часто допускают обидные ошибки, которых можно было легко избежать.

Что такое дедлайн

Под дедлайном понимают четкий срок выполнения определенной задачи, момент времени, когда должен быть продемонстрирован конкретный результат. Если этого не произошло, работа считается просроченной.

С английского языка слово «deadline» переводится как «линия смерти». Иными словами, это крайний срок, до которого должна быть выполнена определенная задача. История этого термина начинается во второй половине 19 века. Тогда под ним подразумевали полосу около тюремного ограждения. Пересекающие ее заключенные считались сбежавшими и при поимке их ожидал расстрел. Со временем термин стал приобретать иные значения и начал проникать в другие сферы.

В начале прошлого века дедлайн стал обозначать крайний срок, к которому газета должна быть сдана в печать. После него добавлять новые материалы не разрешалось. Во многом такая трактовка дошла до наших дней и сейчас под ней понимают момент времени, до которого нужно выполнить поручение. Чтобы соблюсти дедлайн, нужно вовремя предоставить результат.

У этого понятия есть целый ряд синонимов, например, лимит, рамки, предел и прочее. Все они имеют схожую смысловую нагрузку. Но в бизнес-сфере чаще всего используется именно «дедлайн». Более того, с ним знакомы даже подростки. В школе ученикам задают домашнее задание, которое необходимо выполнить к следующему уроку. В университете также присутствуют четкие сроки сдачи сессий, курсовых и дипломных работ. Термин «дедлайн» прочно укоренился в русском языке и стал своего рода стимулом, помогающим вовремя выполнять поставленные задачи.

Какие задачи выполняет дедлайн

Внедрение дедлайнов в рабочий процесс и повседневную жизнь позволяет получить множество преимуществ. Среди всех достоинств стоит выделить:

• улучшение командной и личной производительности – организации, чьи сотрудники знают сроки выполнения своих задач, работают намного эффективнее. Данный инструмент позволяет избежать прокрастинации, тем самым поддерживая высокий темп работы на протяжении всего дня. В результате растет КПД и улучшается дисциплина;
• соблюдение сроков достижения целей – когда человек понимает, сколько времени у него есть, он не будет откладывать выполнение задачи. Выполняя работу, он будет закрывать небольшие промежуточные цели, которые в итоге приведут его к нужному результату;
• грамотное планирование командной работы – дедлайны помогают в согласовании параллельных и последовательных рабочих процессов, которые происходят в рамках одного проекта. К примеру, для создания рекламной кампании необходима слаженная работа различных специалистов: копирайтеров, дизайнеров и маркетологов. Наличие четких временных рамок для каждого уменьшает временные потери, тем самым ускоряя процесс выполнения проекта;
• рациональное управление усилиями – зная срок сдачи работы, ее можно разделить на несколько этапов. Это поможет определиться с пулом задач, которые нужно выполнить в течении дня;
• поиск ресурсов для достижения результата – чтобы вовремя завершить проект, некоторые задачи можно поручать сторонним специалистам. К примеру, необходимо доработать функционал веб-сайта, но в команде нет нужного специалиста. В этом случае работу стоит доверить фрилансеру, обговорив с ним соответствующие временные рамки. Такой подход позволит сосредоточиться на остальных не менее важных задачах.

По сути дедлайн – это искусственное ограничение сроков. С его помощью руководитель может узнать потенциал своего трудового коллектива и выстроить с ним эффективную обратную связь. Этот инструмент помогает узнать сильные и слабые стороны каждого сотрудника, понять, как люди реагируют на стрессовую ситуацию и какие решения в сложившихся условиях будут принимать. Однако не нужно ставить невыполнимых дедлайнов, стоит прислушаться к предложениям коллектива относительно сроков.

Где можно встретить дедлайны

Человек постоянно сталкивается с ситуациями, когда есть «горящие» сроки, в которые нужно уложиться. Впервые человек сталкивается с ними в школе, где не соблюдение дедлайнов приводит к плохим оценкам и другим проблемам. На следующей ступени образования – в колледже или институте необходимо сдавать рефераты, лабораторные и курсовые. Время на их выполнение также ограничено. Если работа не будет выполнена в срок, студент рискует быть отчисленным, что гораздо серьезнее проблем с успеваемостью в школе.

После получения образования наступает пора применять теоретические знания на практике. Почти во всех специальностях присутствуют свои дедлайны. Они есть даже в творческих профессиях. К определенному сроку должен быть написан сценарий или поставлен спектакль и т.д. В бизнесе к соблюдению сроков относятся также строго. Отчетная документация должна быть сдана к определенному числу, в противном случае компания столкнется с проблемами, а сотрудник будет вынужден заплатить штраф. Тоже самое касается разработки IT-продуктов, которые имеют конкретный срок сдачи. В случае его переноса может пострадать репутация организации, что чревато финансовыми потерями.

Ограниченные сроки встречаются даже в повседневной жизни. Родителям необходимо ежедневно и к определенному времени приводить и забирать ребенка из детского сада или школы. Оплата штрафов, коммунальных услуг, налогов – все это имеет дедлайн. В случае просрочки начисляются пени, которые в конечном итоге могут перерасти в судебные разбирательства. Последствия бывают весьма негативными, поэтому к подобным вещам стоит относиться ответственно и серьезно.

Дедлайн является эффективным маркетинговым инструментом. Рекламные кампании часто предлагают приобрести товары со скидкой, которая действует до определенного момента времени. Слова о том, что акция имеет ограниченный срок действия лишний раз подтверждают использование метода дедлайна.

Классификация и сферы применения дедлайна

С помощью дедлайнов можно последовательно приближаться к выполнению главной задачи. Вначале она может показаться трудной или даже невыполнимой, но это только на первый взгляд. Чтобы добиться желаемого результата, необходимо разбить процесс на несколько небольших отрезков, каждый из которых будет содержать более простые подзадачи. В зависимости от поставленных целей могут различать и сами дедлайны.

Чаще всего выделяют следующие виды:

• мягкий – здесь сроки могут быть плавающими, то есть допускаются небольшие отклонения от плана;
• фиксированный – в этом случае отклонения недопустимы и ориентироваться нужно на конкретную дату или время;
• сверхсрочный – относится к внезапно возникшим проблемам, которые требуют немедленного решения.

Классификация также зависит от особенностей применения. В этом случае дедлайны бывают:

• срочными – используются, когда срок выполнения работы был рассчитан неверно;
• одноразовыми – правильность выполнения задания проверяется сразу после ее сдачи;
• поэтапными – применяется в случаях с большими объемными задачами. Заказ делится на несколько пунктов, которые постепенно выполняются;
• повторяющимися – актуален для работы, имеющий цикличный характер.

Дедлайны обрели невероятную популярность в современном мире. Их повсеместно используют в различных сферах. Ранее уже говорилось о том, что это крайне эффективный инструмент в маркетинге. Он помогает бизнесу повысить продажи, тем самым увеличивая прибыль. С помощью скидки, ограниченной по времени, можно привлечь внимание потребителей к определенному товару. Последний день акции – это дедлайн, после завершения которого цена станет выше.

В законодательстве также постоянно встречаются дедлайны. Оплатить коммунальные услуги нужно до 10 числа каждого месяца, штрафы за нарушение ПДД можно погасить со скидкой в течении первых 2 недель. Депутаты должны принять законопроект до определенной даты.

Аналогичным образом дела обстоят в журналистике. В этой сфере важно соблюдать строгие временные рамки. При их нарушении компания потеряет деньги, а сотрудник – должность. Например, печатное издание выходит каждый понедельник в 9 утра. В этом случае, дедлайн редакции – суббота, дедлайн типографии – вторая половина воскресенья, а попасть на прилавки журнал должен не позднее утра понедельника.

К другим популярным сферам применения дедлайнов относятся:

• фриланс – здесь чаще всего встречаются жесткие дедлайны, особенно если к работе над проектом привлекаются сторонние специалисты. Перед тем, как приступать к выполнению задачи, они знакомятся с установленными сроками. В случае официального сотрудничества между сторонами заключается договор, в котором указываются условия нарушения временных рамок;
• образование – педагоги с помощью дедлайнов устанавливают даты проведения проверочных работ, диктантов и контрольных;
• конкурсы – такие мероприятия имеют ограниченный срок приема работ. Такой механизм дает возможность принять участие всем желающим, при этом исключив тех, кто планировал пройти отбор, не прикладывая никаких усилий;
• спорт – как и в предыдущем пункте, для участия в соревнованиях спортсменам необходимо подавать заявки. В этой сфере под дедлайном подразумевается дата, к которой необходимо набрать или сбросить вес, показав нужный результат;
• медицина – врачей заранее оповещают о проведении операций с их участием. За это время они знакомятся с историей болезни пациента и продумывают детали будущей процедуры;
• программирование – обращаясь к разработчикам, заказчик планирует получить к определенной дате готовый программный продукт. Поэтому к дедлайну программисты должны написать код, протестировать его и исправить найденные ошибки и баги.

Помимо работы, дедлайны могут быть использованы в личных целях, например, для личностного роста. Данный инструмент помогает улучшить самоорганизацию, тем самым дисциплинирует человека и приучая его выполнять задачи в поставленный срок.

Как работает дедлайн

Добиться желаемого результата и при этом не сорвать сроки вполне реально. Для этого необходимо соблюдать определенные принципы, которые помогут успевать закрывать задачи до истечения отведенного срока. Прежде всего, не нужно откладывать работу в «долгий ящик», даже если время позволяет. Если есть возможность, задачи стоит выполнить как можно раньше. В этом случае останется время на проверку и внесение корректировок.

Второе правило касается сроков дедлайна. Их рекомендуется устанавливать, исходя из личных особенностей работников. Каждый человек обладает разным стилем и техникой, что сказывается на скорости выполнения задач. Эту особенность стоит учитывать при планировании рабочего процесса и определении временных рамок.

Развивать продуктивность помогают различные приемы тайм-менеджмента. Одним из наиболее известных является метод помидора, позволяющий сконцентрироваться на одной конкретной задаче. На ее выполнение отводится 25 минут, которые можно отмерять с помощью кухонного таймера. До тех пор, пока не прозвучит звуковой сигнал об окончании времени, нельзя отвлекаться на посторонние дела, только работа над поставленной задачей.

Данный метод помогает не распыляться между разными делами. С ними нужно разбираться последовательно, поскольку решение одновременно нескольких задач вряд ли приведет к успеху и желаемому результату. Не менее важно рабочее время, которое должно быть свободно от бытовых и других повседневных задач. Если они накладываются на выполнение проекта, продуктивность работы заметно снижается.

Иногда заказчики не ограничивают исполнителей по времени. В этом случае устанавливать дедлайн нужно самостоятельно, после чего сообщить о нем клиенту и коллегам. Это нужно для того, чтобы не растягивать работу на неопределенный срок. Наличие четких временных рамок позволит сдать проект как можно раньше.

Чтобы дедлайн работал, нужно осознавать его важность. Бывают случаи, когда возникает желание пренебречь установленными сроками. Таких ситуаций лучше не допускать и стараться более осознанно относиться к финишным датам. Тогда, внештатных ситуаций и непредвиденных проблем будет намного меньше.

Довольно часто приходится иметь дело с масштабными проектами, которые психологически могут пугать своим объемом и сложностью. Как итог – их выполнение постоянно откладывается. Лучше всего сразу оценить фронт работ и определиться с задачами, которые предстоит решить. Такой подход поможет понять, что цель достижима. Самое главное – составить подробный перечень подзадач, которые необходимо вычеркивать из списка по мере их выполнения. Таким образом, перед глазами будет находиться четкий план, который поможет планомерно, шаг за шагом дойти до конечной цели.

Плюсы и минусы

Дедлайн – это полезный инструмент, обладающий целым рядом преимуществ:

• возможность дробить проект на более мелкие задачи и управлять приоритетами;
• минимизация рисков, связанных со срывом сроков;
• выявление сотрудников, не справляющихся со своими должностными обязанностями;
• высокая степень вовлеченности сотрудников в рабочий процесс и возможность получить материальное поощрение;
• грамотное распределение времени и максимально комфортные условия для достижения результата;
• возможность привлечения сторонних специалистов для снижения нагрузки на команду;
• создание плана, позволяющего последовательно выполнять задачи.

Несмотря на обширный перечень достоинств, у дедлайнов есть свои недостатки:

• по мере приближения срока, исполнитель начинает испытывать стресс;
• в случае нарушения установленных временных рамок, могут возникнуть конфликты, за которыми последуют репутационные или финансовые потери;
• в погоне за соблюдением сроков может пострадать качество продукта или услуги.

Если дедлайны выставлены правильно, рабочая атмосфера в коллективе улучшается, а уровень работоспособности – растет. Если же сроки были заведомо нереалистичными, то отношения между сотрудниками начинают портиться и качество их работы стремительно ухудшается. Как итог – компания несет убытки.

Распространенные ошибки

При установке дедлайнов часто допускают ошибки, которые нивелируют все преимущества этого инструмента. Обычно неразбериха происходит со сроками. Чересчур большие – приводят к тому, что коллектив расслабляется и перестает эффективно работать, слишком маленькие становятся причиной стрессов и выгораний.

Другая ошибка – отсутствие поощрения за соблюдение поставленных сроков. Как правило работодатель прописывает в договоре лишь штрафы за несоблюдение дедлайна. От подобной практики лучше отказаться, поскольку человеческий ресурс самый ценный и им нужно грамотно распоряжаться.

Чтобы не допустить срыва сроков, необходимо серьезно отнестись к этапу планирования. Устанавливать дедлайны должен опытный специалист, который знает возможности сотрудников и понимает, как они будут взаимодействовать между собой. При планировании важно понимать, что от форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован. Поэтому при установке четких рамок необходимо закладывать определенный промежуток времени, в течении которого можно решить возникшие проблемы.

Как не сорвать сроки

Как показывает практика, все хотя бы раз срывали дедлайны. Однако есть несколько правил, следуя которым можно свести к минимуму риск возникновения подобных ситуаций:

• после получения задачи ее необходимо сразу проанализировать, чтобы понять сколько на самом деле понадобится времени для ее решения и какие ресурсы для этого необходимы;
• в случае нереалистичных сроков, нужно обратиться к постановщику и попросить его их перенести, при этом аргументируя свою просьбу;
• если специалист не успевает выполнять все поставленные задачи ввиду их обилия, он должен заранее предупредить об этом постановщика. Задача последнего – решить эту проблему;
• масштабные задачи необходимо разбивать на подзадачи, формируя из них чек-листы. У каждой подзадачи должен быть свой дедлайн;
• в сроки должно быть заложено время, необходимое для решения форс-мажорных ситуаций.

Если задача вызывает трудности или с ней что-то не так, об этом стоит сразу сказать постановщику. Вначале исправить проблему не составит труда, но, если дотянуть «до последнего», последствия могут оказаться крайне негативными.

Последствия срыва сроков

Исполнители, сорвавшие сроки, сталкиваются с множеством негативных последствий. Помимо недовольства заказчика или руководства, это может быть:

• потерянное время, разочарование в себе и своих возможностях;
• репутационные и финансовые потери;
• долгие объяснения с заказчиками, контрагентами или руководителями;
• потеря клиентов;
• стресс и появление чувства неуверенности;
• оплата штрафов или даже увольнение.

Заключение

Дедлайн – это срок, до которого должен быть сдан проект, выполнена задача или завершена любая другая работа. Выход за пределы временных рамок – крайне нежелателен, поскольку сопряжен с массой негативных последствий.

Грамотно установленный дедлайн идет на пользу как сотрудникам, так и всей компании. Если же в планировании были допущены ошибки может пострадать как рабочая атмосфера внутри коллектива, так и работоспособность сотрудников.