Соберите проект #
Выберите интересующую вас услугу

Как мы сэкономили компании «Ойл ресурс групп» более одного миллиона рублей в месяц благодаря цифровизации бизнес-процессов

Как мы сэкономили компании «Ойл ресурс групп» более одного миллиона рублей в месяц благодаря цифровизации бизнес-процессов
5 мин.

    О компании: Группа компаний «Ойл ресурс групп» занималась оптовыми поставками нефтепродуктов. В 2018 году штат составлял 25 человек. Оборот компании в 2017 году — 3.4 млрд руб., в 2020 году — 12.5 млрд. руб.

    Проблема: Собственники бизнеса хотели цифровизировать бизнес-процессы и уйти от ручного управления. Периодически нанимали разработчиков 1С, но ожидаемых результатов не получали. В итоге бизнес-процессы были не выстроены, отсутствовала система учета, невозможно было отследить доходы и расходы.

    Цели: Совершить «квантовый скачок» в развитии, стать лидером в своей отрасли, выйти на иностранные рынки.

    Задачи:

    • иметь возможность быстро масштабироваться за счет ит-решений;
    • сделать процессы прозрачными;
    • внедрить систему учета;
    • повысить уровень безопасности данных.

    Мы проанализировали имеющиеся проблемы и расставили задачи в порядке приоритетности.

    В первую очередь, было решено внедрить инструменты для автоматизации процессов.

    Мы изучили рынок ит-решений и остановились на 1С «Управление оптовой торговлей». Конфигурацию доработали с учетом особенностей процессов компании. Перед запуском программы в работу провели обучение сотрудников.

    После запуска программы начали исправлять ошибки. На этом этапе мы стали получать обратную связь от сотрудников и собственников, предложения по доработке. В итоге у нас накопилось еще 150 задач.

    Срок выполнения: 3 месяца.

    На отладку работы системы потребовался 1 месяц.

    Основные направления работы в 1С:

    • зарплата;
    • права доступа;
    • аккредитация;
    • отсрочка;
    • логистика;
    • корреспонденция;
    • прайс-лист.

    Автоматизация расчета зарплаты

    Проблема: На расчет заработной платы менеджеров по продажам влияет большое количество условий. Расчетом вручную у сотрудника уходил месяц. Из-за ошибок в расчетах и непрозрачных бизнес-процессов компания теряла, как выяснилось, около 500 000 рублей ежемесячно.

    Способ решения: автоматизировать расчет зарплаты, сделать его прозрачным для собственников и для сотрудников, ликвидировать провалы, в которые уходили деньги.

    Что мы сделали:

    Реализовали функционал «Расчет зарплаты менеджера». Он включает себя:

    • иерархию подчиненности (руководители получают процент от заработка менеджера);
    • правила расчета заработной платы по разным контрагентам;
    • проценты удержания налога;
    • дополнительные коэффициенты;
    • вычеты (кредитные, просрочка выплат контрагентами и т.д);
    • надбавки.

    В готовом функционале система сама рассчитывает итоговую сумму с учетом всех условий.

    Печатный документ отправляется сотруднику на проверку. Он видит, из чего состоит его заработная плата. Тут же указаны формулы, по которым он может пересчитать самостоятельно.

    После согласования pdf-файл с расчетами и краткое сообщение отправляется в специальный чат «Зарплата» коммерческому директору в систему Битрикс 24. Он утверждает или отклоняет документ и информация возвращается в 1С.

    Срок выполнения: 2,5 месяца.

    Результат:

    • автоматизировали процесс расчета зарплаты;
    • сократили время на расчет;
    • сделали процесс прозрачным и понятным для сотрудников и собственников;
    • нашли и ликвидировали причины потери денег;
    • повысили мотивацию сотрудников.

    Настройка прав доступа

    Проблема:

    • в системе не было прав доступа, каждый сотрудник мог увидеть лишнюю информацию или документы и «слить» их конкурентам;
    • сотрудники видели заработную плату друг друга, из-за чего возникали конфликты.

    Способ решение: настроить доступы для разных ролей сотрудников.

    Что мы сделали:

    Мы добавили роли сотрудникам департаментов:

    • блок покупателя,
    • блок поставщика,
    • блок перевозчика,
    • финансовый департамент,
    • департамент продаж,
    • департамент работы с поставщиками,
    • финансовый департамент,
    • бухгалтерия,
    • департамент логистики,
    • собственники.

    Далее мы выделили роли, которыми могут наделяться группы сотрудников. У каждой из ролей есть возможности, например, просмотр прайс-листа. Функционал ролей расширяется исходя из опыта. Например, у одного менеджера может быть разный доступ к контрагентам и их документам.

    Результаты:

    • компания может масштабироваться;
    • повысили безопасность: данные не утекаю;
    • исчезли конфликты между сотрудниками.

    Срок выполнения: 1,5 месяца.

    Бизнес-процесс по заявкам на аккредитацию

    Проблема: компания хотела работать только с контрагентами, подтверждающими свою надежность документами. Также часто документы запрашивала налоговая по сделкам и контрагентам. Процесс аккредитации одного контрагента занимал 2,5 дня.

    Решение: автоматизировать процесс аккредитации.

    Что мы сделали:

    Этап 1. Проработали систему аккредитации: тип аккредитации, разные пакеты документов под разные аккредитации, этапы аккредитации, отделы, проверяющие документы.

    В разделе аккредитации по каждому контрагенту вывели историю согласования пакета документов каждым из отделов.

    Этап 2. Разработали двухфакторную систему защиты.

    Первая ступень защиты - система «Спарк».

    Изучили рынок систем проверки контрагентов, выбрали «Спарк», как самый оперативный и крупнейший, и интегрировали его в 1С по API.

    Если открыть карточку контрагента, информация в ней автоматически обновляется через «Спарк». В случае банкротства, появления недостоверной информации о контрагенте и т.д., один из показателей «Спарка» становится красным, и вся работа с контрагентом блокируется.

    Вторая ступень защиты — заявка на аккредитацию. Бухгалтер не может перевести деньги контрагенту, если он не аккредитован. Система не пропустит платеж.

    Этап 3. Связали заявку на аккредитацию с блоком «Заявки на оплату» и блоком «Отсрочка платежа».

    Указанные в аккредитации индивидуальные условия для контрагента действуют в блоке «Отсрочка платежа». Например, менеджер не может отгрузить контрагенту на 3 000 000 рублей, если в аккредитации указан лимит на 1 500 000 рублей, система заблокирует заявку.

    Результаты:

    • сняли риски по работе с недобросовестными контрагентами;
    • проанализировали контрагентов с большими задолженностями;
    • сократили время обработки запросов налоговой;
    • сократили время по согласованию пакета документов на аккредитацию по всем отделам с 2,5 дней до нескольких часов;
    • компания начала экономить до 500 000 рублей в месяц;
    • риски из-за недобросовестной работы переложили на менеджеров;
    • автоматизировали и сделали прозрачной всю систему аккредитации.

    Блок разнесение денег

    Проблема: непрозрачный процесс поступлений и расходов денежных средств.

    Решение: автоматизировать процесс.

    Что мы сделали:

    Собрали всю информацию об оплатах контрагентов.

    Теперь система сама отслеживает задолженностей контрагентов и учитывает при расчете зарплаты менеджерам:

    • количество дней отсрочки по сделкам;
    • дата начала отсрочки;
    • дата начала просрочки;
    • когда отгрузили товар;
    • когда деньги поступили на счет.

    Результат: сделали систему обращения финансов прозрачной, наладили контроль расходов.

    Блог логистики

    Проблема: Отсутствие контроля работы отдела логистики.

    Решение: Сделать работу отдела логистики прозрачным, сократить издержки.

    Что мы сделали:

    Этап 1. Описали весь бизнес-процесс по самовывозу и доставке.

    Ввели в работу разнарядку логистической компании. В ней закрепляются параметры сделки. Копия отправляется контрагенту. Документом закрепляется плановая себестоимость перевозки.

    Этап 2. Внедрили паспорт сделки. В него заносятся все договоренности с покупателями и поставщиками, фиксируются цены, координаты места отгрузки, маржа, затраты на автотранспорт, рентабельность. Система сравнивает информацию и указывает, насколько для компании будет выгодной сделка с каждым из контрагентов.

    Связали паспорт сделки с блоком «Заявки на оплату».

    Результат:

    • Сэкономили около миллиона в месяц.
    • Наладили систему контроля работы отдела логистики.
    • Наладили работу с внешними партнерами.
    • Компания получила возможность масштабироваться.
    • Наладили контроль условий сделок и маржинальности.

    Раздел корреспонденции

    Цель: автоматизировать процесс документооборота, сократить время на работу с документами.

    Что мы сделали:

    Ввели функционал формирования пакета документов, конвертов с адресами и фирменным логотипом компании «Ойл Ресурс Групп».

    Присвоили документам каждого контрагента свой штрихкод для быстрого поиска в архиве.

    Ввели систему поиска документов по статусам (входящие, исходящие), по дате, исполнителю, адресату/получателю.

    Результат

    • автоматизировали и привели в порядок систему корреспонденции;
    • сократили время на обработку на запросы налоговой.

    Блок прайс-листа

    Проблема: прайс-листы от разных поставщиков постоянно меняются, на работу с ними у менеджеров уходит много времени.

    Решение: автоматизировать работу

    Что мы сделали:

    Ввели функционал «Блок прайс-листа». Выгрузка актуальных прайс-листов возможна:

    • на сайт;
    • мессенджеры;
    • в email-рассылку;
    • в чаты менеджерам в Битрикс 24.

    Результат:

    • сделали процесс автоматизированным и прозрачным;
    • появилась возможность масштабироваться;
    • появилась возможность работать с другими подразделениями.

    Результаты внедрения 1с

    • ввели систему учета;
    • описали и автоматизировали основные бизнес-процессы;
    • сделали прозрачной систему расчета заработной платы;
    • получили возможность быстро масштабироваться при открытии дополнительных офисов;
    • благодаря автоматизированным процессам, число бухгалтеров не превышает 12 человек, несмотря на открытие новых компаний в группе компаний;
    • повысили мотивацию сотрудников;
    • выявили причины нецелесообразного расхода денежных средств;
    • повысили безопасность сделок, благодаря введения аккредитации контрагентов и введения двухэтапной систему защиты;
    • наладили контроль расходов;
    • сократили ФОТ;
    • автоматизировали и привели в порядок систему корреспонденции;
    • ввели систему контроля отдела логистики;
    • подготовили почву для выхода на следующий уровень — разработка и внедрение на рынке первый маркетплейс нефтепродуктов и нефтехимии;
    • создали цифровую базу для твердого стратегического развития компании.

    Свежие
    статьи

    Продолжая пользоваться сайтом, я даю согласие на работу с Cookie и Яндекс.Метрика для сбора технических данных.