О компании: Группа компаний «Ойл ресурс групп» занималась оптовыми поставками нефтепродуктов. В 2018 году штат составлял 25 человек. Оборот компании в 2017 году — 3.4 млрд руб., в 2020 году — 12.5 млрд. руб.
Проблема: Собственники бизнеса хотели цифровизировать бизнес-процессы и уйти от ручного управления. Периодически нанимали разработчиков 1С, но ожидаемых результатов не получали. В итоге бизнес-процессы были не выстроены, отсутствовала система учета, невозможно было отследить доходы и расходы.
Цели: Совершить «квантовый скачок» в развитии, стать лидером в своей отрасли, выйти на иностранные рынки.
Задачи:
- иметь возможность быстро масштабироваться за счет ит-решений;
- сделать процессы прозрачными;
- внедрить систему учета;
- повысить уровень безопасности данных.
Мы проанализировали имеющиеся проблемы и расставили задачи в порядке приоритетности.
В первую очередь, было решено внедрить инструменты для автоматизации процессов.
Мы изучили рынок ит-решений и остановились на 1С «Управление оптовой торговлей». Конфигурацию доработали с учетом особенностей процессов компании. Перед запуском программы в работу провели обучение сотрудников.
После запуска программы начали исправлять ошибки. На этом этапе мы стали получать обратную связь от сотрудников и собственников, предложения по доработке. В итоге у нас накопилось еще 150 задач.
Срок выполнения: 3 месяца.
На отладку работы системы потребовался 1 месяц.
Основные направления работы в 1С:
- зарплата;
- права доступа;
- аккредитация;
- отсрочка;
- логистика;
- корреспонденция;
- прайс-лист.
Автоматизация расчета зарплаты
Проблема: На расчет заработной платы менеджеров по продажам влияет большое количество условий. Расчетом вручную у сотрудника уходил месяц. Из-за ошибок в расчетах и непрозрачных бизнес-процессов компания теряла, как выяснилось, около 500 000 рублей ежемесячно.
Способ решения: автоматизировать расчет зарплаты, сделать его прозрачным для собственников и для сотрудников, ликвидировать провалы, в которые уходили деньги.
Что мы сделали:
Реализовали функционал «Расчет зарплаты менеджера». Он включает себя:
- иерархию подчиненности (руководители получают процент от заработка менеджера);
- правила расчета заработной платы по разным контрагентам;
- проценты удержания налога;
- дополнительные коэффициенты;
- вычеты (кредитные, просрочка выплат контрагентами и т.д);
- надбавки.
В готовом функционале система сама рассчитывает итоговую сумму с учетом всех условий.
Печатный документ отправляется сотруднику на проверку. Он видит, из чего состоит его заработная плата. Тут же указаны формулы, по которым он может пересчитать самостоятельно.
После согласования pdf-файл с расчетами и краткое сообщение отправляется в специальный чат «Зарплата» коммерческому директору в систему Битрикс 24. Он утверждает или отклоняет документ и информация возвращается в 1С.
Срок выполнения: 2,5 месяца.
Результат:
- автоматизировали процесс расчета зарплаты;
- сократили время на расчет;
- сделали процесс прозрачным и понятным для сотрудников и собственников;
- нашли и ликвидировали причины потери денег;
- повысили мотивацию сотрудников.
Настройка прав доступа
Проблема:
- в системе не было прав доступа, каждый сотрудник мог увидеть лишнюю информацию или документы и «слить» их конкурентам;
- сотрудники видели заработную плату друг друга, из-за чего возникали конфликты.
Способ решение: настроить доступы для разных ролей сотрудников.
Что мы сделали:
Мы добавили роли сотрудникам департаментов:
- блок покупателя,
- блок поставщика,
- блок перевозчика,
- финансовый департамент,
- департамент продаж,
- департамент работы с поставщиками,
- финансовый департамент,
- бухгалтерия,
- департамент логистики,
- собственники.
Далее мы выделили роли, которыми могут наделяться группы сотрудников. У каждой из ролей есть возможности, например, просмотр прайс-листа. Функционал ролей расширяется исходя из опыта. Например, у одного менеджера может быть разный доступ к контрагентам и их документам.
Результаты:
- компания может масштабироваться;
- повысили безопасность: данные не утекаю;
- исчезли конфликты между сотрудниками.
Срок выполнения: 1,5 месяца.
Бизнес-процесс по заявкам на аккредитацию
Проблема: компания хотела работать только с контрагентами, подтверждающими свою надежность документами. Также часто документы запрашивала налоговая по сделкам и контрагентам. Процесс аккредитации одного контрагента занимал 2,5 дня.
Решение: автоматизировать процесс аккредитации.
Что мы сделали:
Этап 1. Проработали систему аккредитации: тип аккредитации, разные пакеты документов под разные аккредитации, этапы аккредитации, отделы, проверяющие документы.
В разделе аккредитации по каждому контрагенту вывели историю согласования пакета документов каждым из отделов.
Этап 2. Разработали двухфакторную систему защиты.
Первая ступень защиты - система «Спарк».
Изучили рынок систем проверки контрагентов, выбрали «Спарк», как самый оперативный и крупнейший, и интегрировали его в 1С по API.
Если открыть карточку контрагента, информация в ней автоматически обновляется через «Спарк». В случае банкротства, появления недостоверной информации о контрагенте и т.д., один из показателей «Спарка» становится красным, и вся работа с контрагентом блокируется.
Вторая ступень защиты — заявка на аккредитацию. Бухгалтер не может перевести деньги контрагенту, если он не аккредитован. Система не пропустит платеж.
Этап 3. Связали заявку на аккредитацию с блоком «Заявки на оплату» и блоком «Отсрочка платежа».
Указанные в аккредитации индивидуальные условия для контрагента действуют в блоке «Отсрочка платежа». Например, менеджер не может отгрузить контрагенту на 3 000 000 рублей, если в аккредитации указан лимит на 1 500 000 рублей, система заблокирует заявку.
Результаты:
- сняли риски по работе с недобросовестными контрагентами;
- проанализировали контрагентов с большими задолженностями;
- сократили время обработки запросов налоговой;
- сократили время по согласованию пакета документов на аккредитацию по всем отделам с 2,5 дней до нескольких часов;
- компания начала экономить до 500 000 рублей в месяц;
- риски из-за недобросовестной работы переложили на менеджеров;
- автоматизировали и сделали прозрачной всю систему аккредитации.
Блок разнесение денег
Проблема: непрозрачный процесс поступлений и расходов денежных средств.
Решение: автоматизировать процесс.
Что мы сделали:
Собрали всю информацию об оплатах контрагентов.
Теперь система сама отслеживает задолженностей контрагентов и учитывает при расчете зарплаты менеджерам:
- количество дней отсрочки по сделкам;
- дата начала отсрочки;
- дата начала просрочки;
- когда отгрузили товар;
- когда деньги поступили на счет.
Результат: сделали систему обращения финансов прозрачной, наладили контроль расходов.
Блог логистики
Проблема: Отсутствие контроля работы отдела логистики.
Решение: Сделать работу отдела логистики прозрачным, сократить издержки.
Что мы сделали:
Этап 1. Описали весь бизнес-процесс по самовывозу и доставке.
Ввели в работу разнарядку логистической компании. В ней закрепляются параметры сделки. Копия отправляется контрагенту. Документом закрепляется плановая себестоимость перевозки.
Этап 2. Внедрили паспорт сделки. В него заносятся все договоренности с покупателями и поставщиками, фиксируются цены, координаты места отгрузки, маржа, затраты на автотранспорт, рентабельность. Система сравнивает информацию и указывает, насколько для компании будет выгодной сделка с каждым из контрагентов.
Связали паспорт сделки с блоком «Заявки на оплату».
Результат:
- Сэкономили около миллиона в месяц.
- Наладили систему контроля работы отдела логистики.
- Наладили работу с внешними партнерами.
- Компания получила возможность масштабироваться.
- Наладили контроль условий сделок и маржинальности.
Раздел корреспонденции
Цель: автоматизировать процесс документооборота, сократить время на работу с документами.
Что мы сделали:
Ввели функционал формирования пакета документов, конвертов с адресами и фирменным логотипом компании «Ойл Ресурс Групп».
Присвоили документам каждого контрагента свой штрихкод для быстрого поиска в архиве.
Ввели систему поиска документов по статусам (входящие, исходящие), по дате, исполнителю, адресату/получателю.
Результат
- автоматизировали и привели в порядок систему корреспонденции;
- сократили время на обработку на запросы налоговой.
Блок прайс-листа
Проблема: прайс-листы от разных поставщиков постоянно меняются, на работу с ними у менеджеров уходит много времени.
Решение: автоматизировать работу
Что мы сделали:
Ввели функционал «Блок прайс-листа». Выгрузка актуальных прайс-листов возможна:
- на сайт;
- мессенджеры;
- в email-рассылку;
- в чаты менеджерам в Битрикс 24.
Результат:
- сделали процесс автоматизированным и прозрачным;
- появилась возможность масштабироваться;
- появилась возможность работать с другими подразделениями.
Результаты внедрения 1с
- ввели систему учета;
- описали и автоматизировали основные бизнес-процессы;
- сделали прозрачной систему расчета заработной платы;
- получили возможность быстро масштабироваться при открытии дополнительных офисов;
- благодаря автоматизированным процессам, число бухгалтеров не превышает 12 человек, несмотря на открытие новых компаний в группе компаний;
- повысили мотивацию сотрудников;
- выявили причины нецелесообразного расхода денежных средств;
- повысили безопасность сделок, благодаря введения аккредитации контрагентов и введения двухэтапной систему защиты;
- наладили контроль расходов;
- сократили ФОТ;
- автоматизировали и привели в порядок систему корреспонденции;
- ввели систему контроля отдела логистики;
- подготовили почву для выхода на следующий уровень — разработка и внедрение на рынке первый маркетплейс нефтепродуктов и нефтехимии;
- создали цифровую базу для твердого стратегического развития компании.
