Согласно 54-ФЗ, предприниматели должны использовать онлайн-кассы. С 1 июня 2021 года это требование будет касаться ИП без сотрудников, если они продают свои товары или предлагают услуги. Облачная касса создана для тех сфер, где покупатель и продавец не контактируют физически, но совершают расчеты. В статье рассказываем подробнее про облачные кассы и их интеграцию с 1С.
Что такое облачная касса?
Облачная касса — это онлайн-касса, которая расположена в специальном дата-центре. Владелец бизнеса может подключиться к ней через интернет и пользоваться как обычной кассой. Ему не нужно покупать обычный кассовый аппарат, менять фискальные накопители, обновлять прошивки.
Облачная касса формирует только электронные чеки. Но с точки зрения законодательства электронный и бумажный чеки равнозначны.
Чем облачная касса отличается от онлайн-касс?
Онлайн-кассами называют все современные кассы, так как они передают данные через интернет. Современные кассы оффлайн быть не могут. Так как им необходимо передавать фискальные данные в ОФД. Оттуда информацию уходит в ФНС.
Как работает облачная касса?
Предприниматель арендует кассу у сервиса. Вся информация о работе онлайн-кассы находится на сервере, в специальном дата-центре. Он защищен от внезапных перебоев с электричеством, хакерских атак и проникновения посторонних лиц.
После оплаты аренды предприниматель получает доступ в личный кабинет, в котором можно:
- отслеживать платежи и чеки;
- открывать и закрывать кассовые смены;
- вручную формировать чеки;
- корректировать уже сформированные чеки и т.д.
Облачную кассу можно интегрировать с разными сторонними сервисами:
- CMS сайта и платежной формой. Так касса будет автоматически формировать чеки при оплате на сайте;
- товаро-учетной системой, например, 1С;
- приложениями для приема оплаты по месту доставки или по месту оказания услуги. Это необходимо, чтобы клиент мог оплатить счет при получении товара от курьера;
- платежными системами и интернет-эквайрингом.
Одна облачная касса может обрабатывать несколько платежей из разных источников. Например, в кассу поступают одновременно платежи с сайта, от курьера, с мобильного приложения. Она выстраивает их в очередь и последовательно формирует для них чеки. Поэтому бизнесу достаточно арендовать одну онлайн-кассу.
Кто может использовать облачную кассу в 2023 году?
Арендовать облачную кассу для своего бизнеса может только предприниматель, который напрямую не контактирует с покупателем в момент расчета. В эту категорию попадают интернет-магазины, службы доставки еды, сервисы, которые работают на выезде, и т.д.
Популярные сценарии использования облачной кассы:
- интернет-магазин. Покупатель выбирает и оплачивает заказ через смартфон или онлайн-банкинг без прямого взаимодействия с продавцом. Сюда же относятся любые онлайн-покупки товаров, услуг, образовательных программ, фильмов, книг и т.д.;
- автоматическое устройство. Оплата товара или услуги происходит через вендинговый аппарат. Например, терминал для оплаты парковки, автомат для продажи билетов в кинотеатре, автоматическую мойку;
- поездка в транспорте. Сюда относится покупка билета или оплата проезда через транспортный POS-терминал или мобильное приложение;
- ЖКХ. Если пользователь оплачивает услуги ЖКХ через мобильное приложение, личный кабинет на сайте или в банкомате;
- услуги на выезде. Сотрудники сервиса приезжают к клиенту, выполняют услуги и рассчитываются на месте. Например, вызов сантехника на дом или службы клининга.
Онлайн-кассой с 1 июля 2021 года должны пользоваться ИП без сотрудников, которые оказывает услуги или продают товары собственного производства. При условии, что он не перешел на налоговый режим НПД.
Кто точно не может использовать облачную кассу в 2023 году?
Закон запрещает использовать облачную кассу, если предприниматель:
- продает товары или оказывает услуги на территории своего предприятия. Например, у него офлайн-магазин, массажный салон, кофейня и т.д.;
- покупатель оплачивает заказ в пункте самовывоза или пункте выдачи заказов, например, при получении товаров с маркетплейсов;
- пользователь оплачивает счета за коммунальные услуги в офисе управляющей компании, ТСЖ;
- пассажир покупает билет или абонемент на проезд у кассира на вокзале.
Аренда или покупка онлайн-кассы
Предприниматель в работе с онлайн-кассой может пойти по двум путям:
- купить ее;
- взять в аренду.
Сложности при покупке онлайн-кассы:
- расходы на приобретение оборудования;
- расходы на ремонт и обслуживание;
- непонимание, как использовать возможности онлайн-кассы с выгодой для бизнеса.
На рынке работает множество сервисов онлайн-касс с примерно одинаковыми услугами и стоимостью аренды. Например, Orange Data, Checkonline, Бизнес.ру, Онлайн-чеки.
Преимущества аренды:
- гарантированная отправка чеков в ОФД в автоматическом режиме. Не нужно контролировать отправку самостоятельно;
- техническим обслуживанием оборудования занимается сервисная компания, а не арендатор;
- касса работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю;
- при повышении объема платежей нагрузка на фискальные накопители распределяется равномерно. Поэтому предпринимателю не нужно опасаться, что в часы высоких продаж оборудование выйдет из строя;
- сервис онлайн-кассы интегрируются со всеми популярными в России CMS — 1C-Битрикс, WordPress, Joomla!, Drupal и другими. Если речь идет о самописной CMS, то сервис можно интегрировать через открытый API;
- кассовая смена открывается и закрывается автоматически;
- цена аренды выгоднее, чем стоимость покупки;
- облачная касса работает со всеми российскими режимами налогообложения.
Интеграция 1С и облачной кассой
Как уже говорилось выше, онлайн-кассы интегрируются со всеми популярными продуктами для бизнеса.
Плюсов в такой интеграции несколько:
- сотрудники сразу же получают контактные данные клиента;
- чеки формируются и отправляются покупателю автоматически;
- предприниматель может анализировать продажи по ряду показателей на основе статистики кассы;
- готовые шаблоны всех видов отчётности и кадровых документов.
Разработчик 1С обновил свои продукты, чтобы они интегрировались с облачными кассами. Для интеграции сейчас доступны следующие IT-решения:
- 1С:Бухгалтерия, (ред. 3.0);
- 1С:Розница 2.2;
- 1С:Управление нашей фирмой 1.6;
- 1C:ERP Управление предприятием 2;
- 1С:УПП 1.3;
- 1С:Комплексная автоматизация, (ред. 2.0);
- 1С:Комплексная автоматизация, (ред. 1.1);
- 1С: Управление торговлей, (ред. 11);
- 1С: Управление торговлей, (ред. 10.3).
Для каждой версии 1С есть подробная инструкция по подключению онлайн-кассы. На сайте 1С опубликован список сертифицированных касс. Там же можно скачать драйвера для ККТ. А в библиотеке подключаемого оборудования есть списки совместимых с 1С весов, дисплеев, сканеров и другой техники.
У компании 1С есть онлайн-касса собственной разработки на базе ККТ Штрих МПей.
Чем мы можем помочь бизнесу
Программы 1С упрощают учёт продаж и документооборот. Чтобы информация о транзакциях автоматически поступала в систему 1С, необходима ее интеграция с онлайн-кассой. Эта работа проводится в несколько этапов. Мы выполняем работы в интеграции с 1С, интернет-магазином или сайтом.
Заключение
Требования 54-ФЗ касаются бизнеса, который связан с онлайн-расчетами. Если компания занимается продажей товаров через интернет-магазин или вендинговые автоматы, ей необходимо использовать онлайн-кассу.
Аренда онлайн-кассы выгодна для предпринимателей. Достаточно оплатить аренду — и можно начать пользоваться сервисом. Все заботы по техобслуживанию, безопасности и повышении работоспособности берет на себя арендодатель.
