Успешное развитие бизнеса обеспечивают несколько составляющих. Одной из них является способность руководителя заранее планировать рабочий процесс, следить за ходом выполнения задач, а также учитывать мнение работников. Для этого в компаниях регулярно проводятся рабочие собрания, получившие название планерки. От их качества и регулярности зависит продуктивность сотрудников на рабочем месте и вовлеченность в рабочий процесс. Это крайне эффективный метод взаимодействия с командой. Самое главное – не допустить ошибок на этапе организации.
Что такое планерки
Планерка – это деловая встреча, на которой обсуждаются наиболее актуальные вопросы. Формат подразумевает регулярные, но при этом короткие совещания. Это позволяет наиболее эффективно контролировать работу и следить за достижением результатов.
На планерке сотрудники могут распределять обязанности, предлагать свои варианты по решению поставленных задач, разбирать допущенные ранее ошибки, обсуждать и планировать использование новых стратегий. Тема для планерки выбирается руководителем заранее. После ее оглашения работники собирают необходимую документацию и материалы, которые отражают положение дел в данный момент.
Планерка является хорошим способом коммуникации с коллективом. Она помогает руководителю оперативно решать задачи и поддерживать здоровую рабочую обстановку в коллективе. Важно помнить, что успех в бизнесе невозможен без сплоченной команды, а для этого от каждого сотрудника требуется личная заинтересованность в будущем компании. Регулярные планерки помогают повышать мотивацию и находить новые, местами необычные решения задач.
Виды планерок
Руководителю нужно уметь грамотно распоряжаться временем и подбирать актуальные темы для обсуждения. На этом строится классификация подобных совещаний.
По частоте проведения планерки бывают следующие:
- ежедневные – как правило проводятся в начале рабочего дня и продолжаются не более 10-20 минут. На них команда знакомится с задачами, которые должна выполнить за день;
- еженедельные – проводятся в пятницу. На таких собраниях подводятся итоги прошедшей недели и обсуждаются новые цели. По сравнению с предыдущим пунктом, продолжительность такой встречи увеличивается за счет большего объема информации;
- ежемесячная – на ней работники показывают руководству результаты текущей стратегии развития. Такие планерки охватывают широкий перечень вопросов, поэтому их продолжительность может составлять 1,5 часа и более;
- внеплановая – встреча, вызванная форс-мажорными ситуациями, которые требуют оперативного реагирования.
В зависимости от темы планерки могут быть:
- распределительными – начальники отделов знакомятся с задачами и сроками их выполнения, после чего назначают ответственных и оглашают систему поощрений и штрафов;
- информационными – сотрудники совместно с руководством разбирают текущие проблемы, ставят новые задачи и обсуждают итоги прошлых проектов;
- обучающими – работники знакомятся с новыми способами развития бизнеса, которые могут быть внедрены в деятельность компании.
Как должна проходить планерка
Рабочие встречи должны приносить максимум пользы, а для этого руководителю необходимо апеллировать четкими тезисами и формулировками, проводить голосования среди коллег, обсуждать различные способы решения возникающих проблем, а также анализировать результаты прошедших собраний. Сотрудникам, в свою очередь, нужно стараться формировать более лаконичную отчетность.
Для проведения планерки потребуется:
- регламент – это тема собрания и время его проведения. Перед руководством стоит задача подготовить перечень вопросов и оповестить сотрудников о том, когда и где состоится совещание. От участников требуется найти информацию по выбранной теме;
- инструменты – это отчеты, таблицы, графики. Проще говоря все, что поможет наглядно продемонстрировать текущее положение дел в разрезе выбранной темы;
- базовые представления будущей стратегии развития – без них невозможно строить прогнозы и обсуждать сильные и слабые стороны новых методик развития предприятия.
Немаловажной составляющей является план, в соответствии с которым будет проводиться планерка. Нужно понимать, что собрание для обычных сотрудников несколько отличается от встречи руководителей отделов и подразделений компании. Увидеть эту разницу можно на примере.
Планерка для менеджеров может проходить следующим образом:
- руководитель знакомит коллег с темой;
- обсуждает с ними план продаж;
- рассматривает причины, по которым могут возникнуть отклонения от плана;
- выслушивает предложения по его оптимизации и улучшению;
- мотивирует команду;
- знакомит участников с новыми целями.
Пример планерки с руководящим составом:
- озвучивается тема обсуждения и примерная продолжительность собрания;
- выделяются ключевые тезисы, которые могут касаться продаж, развития компании, кадровых перестановок и т.д.;
- анализируются отчеты каждой структуры;
- рассматриваются предложения по оптимизации рабочих процессов;
- сравниваются различные стратегии развития;
- ставятся новые задачи и сроки.
В первом случае оцениваются итоги работы персонала. Организует эту планерку руководство отдела. Во втором же случае, уже оно получает инструкции, которые призваны повысить рентабельность всего предприятия и улучшить взаимодействие с подчиненными.
Виртуальные планерки
Сегодня удаленный формат работы чрезвычайно популярен. Для таких сотрудников проводятся дистанционные встречи, которые позволяют оперативно обращаться к нужным материалам, будь то графики, презентации или отчетные документы.
Однако, чтобы такое собрание прошло максимально эффективно, должны быть соблюдены несколько условий. Это хорошее качество связи, стабильный высокоскоростной интернет, а также доступ к многофункциональной площадке, у которой есть функция демонстрации экрана.
Несмотря на свои достоинства, виртуальные планерки не лишены минусов:
- риск технических неполадок, которые могут привести к увеличению продолжительности собрания;
- виртуальное общение во многом проигрывает живому, поскольку между собеседниками отсутствует эмоциональный обмен;
- онлайн-трансляции проходят в более быстром темпе, поэтому от участников требуется повышенная концентрация.
Если провести стандартную планерку не представляется возможным, онлайн-встреча является хорошей альтернативой, пренебрегать которой явно не стоит. Любое взаимодействие с коллективом идет на пользу и помогает компании развиваться.
Причины неэффективности планерок
Если в рабочем процессе нет положительной динамики, показатели не растут или даже снижаются, то это может свидетельствовать о неудачно проведенных собраниях. Еще одним показательным признаком является отношение сотрудников, например, нежелание участвовать в обсуждениях, посредственная подготовка или регулярные опоздания.
Планерки необходимо постоянно анализировать, это поможет выявить причины, препятствующие эффективному взаимодействию с коллективом. Наиболее частыми причинами является:
- неправильно составленный план, охватывающий широкий спектр задач;
- пренебрежение дисциплиной и частые перерывы во время планерки;
- уход от главной темы обсуждения и частый переход между вопросами;
- неподготовленность с технической точки зрения, например, отсутствие необходимых канцелярских принадлежностей;
- отсутствие мотивации у сотрудников. Иногда руководство предъявляет завышенные требования, которые не подкреплены соответствующей зарплатой.
Как увеличить пользу планерки
Одним из преимуществ планерки является то, что каждый участник обладает правом голоса. Но при этом данное мероприятие не должно превращаться в формальность. Чтобы встреча проходила продуктивно следует придерживаться определенных рекомендаций:
- ключевые вопросы для обсуждения должны быть подготовлены заранее;
- независимо от повестки, встреча должна проходить в комфортной рабочей атмосфере;
- нельзя забывать про тимбилдинг, сотрудников важно благодарить за проделанную работу;
- хороший руководитель должен быть единым целым со своей командой, а планерка является наиболее подходящим местом, где можно подчеркнуть важность каждого сотрудника.
